Schweizer Therapiepraxen aller Berufsgruppen – Physiotherapie, Osteopathie, Ergotherapie, Logopädie, TCM, Massage, Psychotherapie und Coaching – dürfen No-Show-Gebühren erheben. Voraussetzung ist immer eine transparente Vereinbarung vorab (AGB oder Aufnahmeerklärung) und eine verhältnismässige Gebühr. Die wirksamste technische Umsetzung ist die Kreditkartengarantie via Pre-Authorization – für TWINT-Zahlende braucht es eine alternative Lösung.

Dieser Guide fasst die Schweizer Rechtslage, branchenspezifische Besonderheiten, verhältnismässige Gebührenhöhen und die technische Umsetzung für alle Therapieberufe zusammen.

1. Rechtliche Grundlage: OR Art. 160 ff. und der Vertrag bei Terminbuchung

Mit einer Terminbuchung kommt in der Schweiz ein Vertrag zustande – auch ohne schriftliche Bestätigung, auch bei telefonischer Buchung. Das Obligationenrecht (OR) erlaubt zwei Wege um bei Vertragsverletzung Geld zu erhalten:

Weg 1 – Schadenersatz nach OR Art. 97 ff.: Die Praxis muss nachweisen, dass der nicht wahrgenommene Termin zu einem echten finanziellen Schaden geführt hat – d.h. dass der Slot nicht anderweitig besetzt werden konnte und Einnahmen entgangen sind. Das ist aufwändig und in der Praxis kaum durchsetzbar.

Weg 2 – Konventionalstrafe nach OR Art. 160 ff.: Die Praxis vereinbart vorab eine fixe Pauschale die bei Nichterfüllung fällig wird – ohne Schadennachweis. Voraussetzung: Die Regelung muss bei der Buchung oder Aufnahme explizit vereinbart und akzeptiert worden sein. Das ist der Standardweg für alle Therapiepraxen.

2. Verhältnismässige Gebührenhöhe: Was für welche Branche gilt

Die Gebühr muss verhältnismässig sein und den tatsächlichen Ausfall widerspiegeln. Eine gesetzliche Obergrenze gibt es nicht. Als Faustregel gilt: Je schwieriger der Slot kurzfristig nachzubesetzen ist, desto höher darf die Gebühr sein. In gut ausgelasteten Praxen die Lücken oft füllen können, wäre der volle Sitzungspreis schwer zu rechtfertigen.

3. Die No-Show-Policy: Was in die AGB muss

Eine rechtssichere No-Show-Policy enthält drei Elemente: die Stornofrist (wann muss spätestens abgesagt werden), den Gebührenbetrag (fixe Pauschale oder Prozentsatz) und die Ausnahmeregelung (familiärer Notfall, plötzliche Erkrankung). Optional aber empfehlenswert: eine Kulanzregel für die erste versäumte Sitzung.

Musterformulierung für AGB oder Aufnahmeerklärung: 'Bei Terminabsagen weniger als 24 Stunden vor der vereinbarten Behandlung oder bei unentschuldigtem Fernbleiben wird eine Ausfallgebühr von CHF [Betrag] erhoben. Bei nachgewiesenem Notfall entfällt die Gebühr. Die erste versäumte Sitzung bleibt kostenfrei.'

Wichtig: Die Policy muss vor der Leistungserbringung kommuniziert und akzeptiert werden. Das kann in der AGB-Zustimmung bei der Online-Buchung geschehen, in der Aufnahmeerklärung beim Erstgespräch oder in einer separaten schriftlichen Vereinbarung. Mündliche Abmachungen sind schwer beweisbar.

4. SPO-Position und Kulanz: Was die Patientenorganisation empfiehlt

Die Schweizerische Patientenorganisation (SPO) hält No-Show-Gebühren für grundsätzlich zulässig, nennt aber klare Bedingungen: Die Gebühr muss bei der Buchung kommuniziert worden sein, darf den tatsächlichen Schaden nicht übersteigen, und Kulanz bei unverschuldeten Absagen wird ausdrücklich empfohlen.

In der Praxis empfiehlt sich eine zweistufige Reaktion: Erster No-Show – freundliches Nachfragen ob alles in Ordnung ist, kein Gebührenerhebung. Ab zweitem No-Show – Gebühr wird erhoben, mit klar kommunizierter Begründung. Das stärkt die therapeutische Beziehung und reduziert Beschwerden erheblich.

5. Technische Umsetzung: Pre-Authorization via Payrexx

Die effektivste technische Lösung ist die Kreditkartengarantie (Pre-Authorization) bei der Online-Buchung: Die Patient:in hinterlegt Kreditkartendaten, ohne dass ein Betrag sofort abgebucht wird. Bei No-Show buchst Du die vereinbarte Gebühr mit wenigen Klicks im Payrexx-Dashboard ab – kein Mahnverfahren, kein Betreibungsrecht nötig.

Payrexx unterstützt Pre-Authorization für Visa, Mastercard (Debit und Kredit), Apple Pay, Google Pay und Samsung Pay. TWINT unterstützt keine Pre-Authorization – für TWINT-Zahlende braucht es eine Alternative.

6. TWINT-Alternative: Vorauszahlung mit Rückerstattungsoption

Für Patient:innen die ausschliesslich per TWINT zahlen möchten, gibt es eine pragmatische Alternative zur Kreditkartengarantie: Die Patient:in zahlt die Sitzung vorab per TWINT-Payment-Link. Sagt sie rechtzeitig ab (innerhalb der vereinbarten Frist), erstattest Du den vollen Betrag zurück – TWINT-Rückerstattungen sind innerhalb von 30 Tagen möglich. Erscheint sie nicht, behältst Du den Betrag gemäss No-Show-Policy.

Das setzt voraus, dass die No-Show-Policy in der Buchungsbestätigung klar kommuniziert wird: 'Du zahlst die Sitzung vorab. Bei Absage bis 24 Stunden vorher erstattest Du sofort zurück. Bei kurzfristiger Absage oder No-Show gilt die Ausfallgebühr.'

7. Branchenspezifische Besonderheiten

Psychotherapie

Besondere ethische Dimension: Ein No-Show kann ein Symptom sein, keine Gleichgültigkeit. Kulanzregelung besonders wichtig. Kreditkartengarantie in der Aufnahmeerklärung transparent einführen. Mehr Details im Guide 'No-Show-Gebühren in der Psychotherapie'.

Kinder (Ergo, Logo, Kinderphysio)

Die Eltern sind Vertragspartner, nicht die Kinder. Die No-Show-Policy muss mit den Eltern vereinbart sein. Bei kurzfristigen Absagen wegen Kinderkrankheit ist Kulanz besonders angebracht – Kulanzregel für die ersten 2–3 Absagen empfohlen.

KVG-kassenzugelassene Praxen

No-Show-Gebühren für kassenpflichtige Leistungen sind möglich, aber die Gebühr kann nicht über die Krankenversicherung abgerechnet werden. Rücksprache mit dem Berufsverband (Physioswiss, Ergotherapie Schweiz, Logopädie Schweiz) empfohlen.

8. Checkliste: No-Show-Policy für alle Therapiepraxen

• No-Show-Policy formulieren: Stornofrist, Gebührenbetrag, Ausnahmen, erste-Sitzung-kostenfrei-Regel

• Policy in AGB oder Aufnahmeerklärung integrieren, schriftliche Zustimmung einholen

• Pre-Authorization im Payrexx-Dashboard einrichten (Visa, Mastercard, Mobile Wallets)

• Für TWINT-Zahlende: Vorauszahlung mit Rückerstattungsoption als Alternative kommunizieren

• Buchungsbestätigung anpassen: No-Show-Policy immer explizit erwähnen

• Kulanzregel intern festhalten: Wann wird die Gebühr erlassen

• Erste Umsetzung beobachten: Wie reagieren Patient:innen? Policy ggf. anpassen

• Jährliche Überprüfung: Gebührenhöhe noch verhältnismässig und marktüblich?

Payrexx unterstützt Pre-Authorization für Visa, Mastercard und Mobile Wallets in allen Plänen inkl. Free – kein Abo nötig für die Grundfunktion. Bei No-Show buchst Du die Gebühr mit wenigen Klicks im Dashboard ab. Für TWINT-Zahlende: Payment Link vor der Sitzung mit Rückerstattungsoption. Alles in einem Dashboard, einer Auszahlung.