Physiotherapeut:innen in der Schweiz dürfen No-Show-Gebühren erheben – aber nur wenn die Gebühr vorab transparent kommuniziert wurde, verhältnismässig ist und ein tatsächlicher Ausfall entstanden ist. Die technisch einfachste Absicherung ist Pre-Authorization via Kreditkarte bei der Online-Buchung, kombiniert mit einer klaren No-Show-Policy in den AGB.

Dieser Guide erklärt die Schweizer Rechtslage (OR Art. 160 ff.), zeigt Dir wie Du eine verhältnismässige Gebühr festlegst und wie Du Pre-Authorization über Payrexx technisch umsetzt.

1. Das Problem: Unentschuldigte Terminausfälle kosten bares Geld

Ein 50-minütiger Physiotherapie-Termin der unentschuldigt nicht wahrgenommen wird, bedeutet für die Praxis einen vollständigen Leistungsausfall ohne Kompensation. Bei einem Selbstzahler-Sitzungspreis von CHF 120 und zehn No-Shows pro Monat sind das CHF 1'200 Umsatzverlust monatlich. Dazu kommt der Aufwand: kurzfristig Lücken füllen, nachhaken, im schlimmsten Fall unbezahlte Mahnungen für nicht erschienene Patient:innen.

Das Problem ist strukturell: Wer einen Termin kostenlos absagen – oder einfach nicht erscheinen – kann, hat keinen finanziellen Anreiz zur Termintreue. Eine klare No-Show-Policy mit finanzieller Konsequenz ändert das Verhalten nachweislich.

2. Rechtslage: Was das Obligationenrecht erlaubt

Mit der Terminbuchung kommt in der Schweiz ein Vertrag zustande – auch ohne schriftliche Bestätigung. Hält eine Partei den Vertrag nicht ein, kann die andere Seite grundsätzlich Schadenersatz fordern (OR Art. 97 ff.). In der Praxis ist das jedoch schwer durchsetzbar: Die Praxis muss beweisen, dass der Termin nicht anderweitig besetzt werden konnte und ein tatsächlicher Einnahmeausfall entstanden ist.

Die elegantere Lösung ist die Konventionalstrafe nach OR Art. 160 ff.: Dabei wird vorab vertraglich eine fixe Gebühr vereinbart, die im Fall der Nicht-Erfüllung fällig wird – ohne Schadennachweis. Das setzt eine klare Vereinbarung voraus, die bei der Buchung akzeptiert wird – z.B. AGB-Zustimmung in der Buchungsbestätigung.

3. Was die SPO zur No-Show-Gebühr sagt

Die Schweizerische Patientenorganisation (SPO) hält No-Show-Gebühren für grundsätzlich zulässig, benennt aber klare Bedingungen: Die Gebühr muss bei der Buchung kommuniziert worden sein, darf nur den tatsächlich entstandenen Ausfall abbilden und muss verhältnismässig sein. Eine pauschale 100%-Verrechnung des Sitzungspreises ist nur dann vertretbar, wenn der Slot nachweislich nicht anderweitig besetzt werden konnte.

Kulanz bei unverschuldeten Absagen – Unfall, plötzliche Erkrankung – empfiehlt die SPO ausdrücklich. Das ist keine rechtliche Pflicht, aber eine Praxis die das Vertrauensverhältnis zu Patient:innen langfristig stärkt.

4. Wie hoch darf die Gebühr sein?

Eine gesetzliche Obergrenze gibt es nicht. Die Gebühr muss verhältnismässig sein und den tatsächlichen Ausfall widerspiegeln. In der Praxis haben sich folgende Richtwerte bei Schweizer Therapiepraxen eingebürgert:

Wichtig: Wird der Termin kurzfristig von einer anderen Person besetzt, ist kein Schaden entstanden und die Gebühr kann nicht geltend gemacht werden. Dokumentiere deshalb No-Shows und ob der Slot nachbesetzt wurde.

5. Pre-Authorization via Payrexx: Technische Umsetzung

Pre-Authorization (Vorautorisierung) ist die technisch einfachste und effektivste Methode zur Durchsetzung von No-Show-Gebühren. Bei der Online-Buchung gibt die Patient:in Kreditkartendaten an – kein Betrag wird sofort belastet. Payrexx reserviert den vereinbarten Betrag auf der Karte. Erscheint die Person zum Termin, wird der tatsächliche Sitzungsbetrag abgebucht oder die Reservierung freigegeben. Bleibt sie aus, wird die No-Show-Gebühr mit wenigen Klicks im Dashboard belastet.

Payrexx unterstützt Pre-Authorization für Visa, Mastercard (Debit und Kredit), Apple Pay, Google Pay und Samsung Pay. TWINT und PostFinance unterstützen Pre-Authorization technisch nicht. Für TWINT-zahlende Patient:innen empfiehlt sich eine Vorauszahlung mit Rückerstattungsoption bei korrekter Absage.

Schritt-für-Schritt Einrichtung

• Payrexx-Konto einrichten (Standard oder Premium für volle Funktionalität)

• Buchungsseite oder Payment Link mit Pre-Authorization konfigurieren

• No-Show-Policy in AGB formulieren: Frist, Betrag, Ausnahmen

• AGB-Zustimmung in den Buchungsprozess integrieren – vor Buchungsabschluss

• Bei No-Show: im Payrexx-Dashboard die reservierte Gebühr abbuchen

• Bei korrekter Absage innerhalb der Frist: Reservierung freigeben, keine Belastung

6. No-Show-Policy formulieren: Mustertext

Eine rechtssichere No-Show-Policy braucht drei Elemente: die Stornofrist, den Gebührenbetrag und die Ausnahmenregelung. Musterformulierung für AGB:

'Bei Terminabsagen weniger als 24 Stunden vor der vereinbarten Behandlung oder bei unentschuldigtem Fernbleiben wird eine Ausfallgebühr von CHF [Betrag] erhoben. Bei nachgewiesenem Notfall (Unfall, plötzliche Erkrankung) entfällt die Gebühr. Die Gebühr wird über die bei der Buchung hinterlegte Kreditkarte abgebucht oder per Rechnung zugestellt.'

Die Stornofrist (hier 24 Stunden) kannst Du frei wählen – in der Schweiz gibt es keine gesetzliche Frist. 24 bis 48 Stunden sind branchenüblich und werden von Patient:innen als fair wahrgenommen.

7. Checkliste: No-Show-Gebühren in der Physiopraxis einrichten

• Formuliere eine No-Show-Policy mit Stornofrist, Gebührenbetrag und Kulanzregelung

• Integriere die Policy in AGB und verlange Zustimmung bei der Buchung

• Richte Pre-Authorization im Payrexx-Dashboard ein (Visa, Mastercard, Mobile Wallets)

• Für TWINT-Patient:innen: Vorauszahlung mit Rückerstattungsoption als Alternative

• Dokumentiere jeden No-Show: Datum, Slot nachbesetzt ja/nein, Gebühr erhoben ja/nein

• Definiere intern eine Kulanzregel: z.B. erster No-Show ohne Gebühr, ab zweitem mit

• Kommuniziere die Policy proaktiv: Hinweis bei Terminbestätigung und auf der Buchungsseite

• Überprüfe jährlich ob die Gebührenhöhe noch verhältnismässig ist

Payrexx unterstützt Pre-Authorization für alle gängigen Kreditkarten sowie Apple Pay, Google Pay und Samsung Pay.

Du hinterlegst die Kreditkartendaten bei der Buchung und buchst bei einem No-Show die vereinbarte Gebühr direkt im Dashboard ab – ohne manuelle Rechnung und ohne Mahnverfahren. Kombiniert mit Payment Links für die reguläre Zahlung nach der Sitzung deckt das den gesamten Zahlungsworkflow ab.