Der Zahlungsabgleich dient im Allgemeinen dazu, die verbuchten Zahlungen – etwa in den Geschäftsbüchern oder in den Jahresabschlüssen – mit den tatsächlich geleisteten oder erhaltenen Zahlungen abzugleichen. Je nach Unternehmen wird dieser Vorgang sehr individuell, entweder noch manuell oder mithilfe eines speziellen Systems gehandhabt. So oder so müssen die nötigen Daten gesammelt und abgeglichen werden, um allfällige Abweichungen ausfindig zu machen.

Im Normalfall umfasst ein Zahlungsabgleich mehrere Schritte, welche alle dazu beitragen, die tatsächlichen Transaktionen mit den verbuchten abzugleichen. Dazu müssen alle Zahlungen erfasst und aufgelistet werden, ebenso wie die Kontoauszüge. Diese Daten müssen dann miteinander abgeglichen werden – im besten Falle mithilfe einer Buchhaltungssoftware.

Durch die automatisierte Anbindung von Payrexx an Dein Buchhaltungssystem werden die Transaktionsdaten automatisch übermittelt und müssen nicht mehr manuell exportiert werden. Arbeitest Du hingegen nicht mit einem Buchhaltungsprogramm, kannst Du in Deiner Administration auch einen übersichtlichen und nach Deinen Bedürfnissen gefilterten Export erstellen.

Je nach Transaktion oder Datensatz ist eine andere Art des Abgleichs notwendig. Hier zwei für Deine Zusammenarbeit mit Payrexx wichtige Beispiele:

• Abgleich der Bankauszahlung: Hierbei werden jene Transaktionen, die auf dem Kassenkonto Deines Unternehmens verbucht wurden, mit jenen abgeglichen, welche auf Deinem Kontoauszug aufgelistet sind. So stellst Du sicher, dass beide Beträge übereinstimmen.

• Abgleich der Kreditkarte: Dieser Abgleich ähnelt demjenigen der Bankauszahlung, ist jedoch speziell für Kreditkartenkonten vorgesehen. Er ist wichtig, um nicht autorisierte oder betrügerische Transaktionen zu erkennen.

Ein Geschäft erfolgreich zu leiten, benötigt viel finanzielle Genauigkeit. Dies ist aber, gerade bei vielen eingehenden Transaktionen, kein einfaches Unterfangen. Deshalb ist der Zahlungsabgleich so wichtig: Er sorgt nicht nur dafür, dass die Finanzunterlagen korrekt sind, sondern auch, dass Vorschriften eingehalten werden und keine Fehlabbuchungen vorhanden sind.

Der Zahlungsabgleich kann entweder manuell oder automatisiert bewältigt werden. Hier die wichtigsten Unterschiede:

• Manueller Zahlungsabgleich: Beim manuellen Zahlungsabgleich muss eine oder ein Mitarbeiter:in die Finanzdaten zusammensuchen und selbst mit den entsprechenden Dokumenten vergleichen. Dieser Prozess ist aufwendig, wird aber durch die gute Exportübersicht von Payrexx erleichtert.

• Automatischer Zahlungsabgleich: Bei dieser Art des Zahlungsabgleichs übernimmt ein Computerprogramm das Abgleichen der Daten. Dafür ist es wichtig, dass alle wichtigen Informationen an das System übertragen werden. Damit dies mühelos gelingt, kannst Du Dein Buchhaltungssystem schnell und einfach via API oder Webhook mit Payrexx verbinden.

Deinen Zahlungsabgleich zu automatisieren, bietet Dir diverse Vorteile. Hier sind einige davon:

• Schnelligkeit. Durch den automatischen Abgleich der Transaktionen wird der Aufwand minimiert und Du gewinnst Zeit für andere Aufgaben.

• Genauigkeit. Der automatische Abgleich der Zahlungen ist zuverlässiger, als die manuelle Datenerfassung. So werden Fehler minimiert.

• Effizienz. Wenn Du Deinen Zahlungsabgleich automatisierst, optimierst Du Deine Buchhaltung und erzielst einen möglichst effizienten Ablauf.

Damit der Zahlungsabgleich zuverlässig automatisiert abläuft, müssen diverse Kriterien erfüllt werden. So müssen zum Beispiel die Daten von einwandfreier Qualität und vollständig sein, um einen reibungslosen Abgleich zu garantieren. Gerade bei einer Vielzahl von Zahlungsmethoden, wie sie auch Payrexx bietet, ist die Korrektheit von grosser Bedeutung. Umso mehr Wert legen wir als Zahlungsanbieter darauf, Dir fehlerfreie Daten zu übermitteln.

Als Zahlungsanbieter unterstützt Dich Payrexx bestmöglich bei der Bewältigung Deiner Buchhaltung. Konkret lässt sich der Zahlungsabgleich auf drei Arten optimieren:

• Manueller Datenexport: In Deiner Payrexx-Administration findest Du nicht nur eine Übersicht aller Transaktionen, Du kannst auch detaillierte und gefilterte Exporte in diversen Dateiformaten erstellen, um diese optimal zu nutzen.

• Anbindung via API: Arbeitest Du mit einem Buchhaltungssystem, kannst Du Payrexx schnell und einfach via API-Schlüssel an dieses anbinden und die Daten so direkt übermitteln lassen.

• Anbindung via Webhook: Du kannst auch einen Webhook erstellen und angeben, über welches Ereignis die Datensendung aktiviert werden soll. So erhältst Du alles Notwendige sofort übermittelt.