Les cabinets de MTC et de naturopathie qui font payer d'avance les séries de traitements bénéficient de deux avantages structurels : aucune facture impayée après la dernière séance et une planification de la liquidité nettement améliorée. Les liens de paiement Payrexx et Recurring Payments permettent les deux – sans plugin d'outil de réservation et avec TWINT, carte et portefeuilles mobiles en une seule étape.

Ce guide te montre les trois modèles de prépaiement pour les cabinets de médecine complémentaire, comment séparer proprement les prestations remboursées par les caisses et les paiements directs, et pourquoi le prépaiement de séries fonctionne particulièrement bien dans le contexte de la MTC.

1. Pourquoi le prépaiement de séries est particulièrement judicieux en MTC

Les séries de traitements sont structurellement ancrées dans la MTC : l'acupuncture est rarement prescrite comme un traitement unique – l'effet se déploie sur plusieurs séances. Les séries typiques comprennent 5, 8 ou 10 séances. Cette durée de série crée des conditions idéales pour les prépaiements : le montant total est connu, l'engagement du patient ou de la patiente augmente grâce au prépaiement et le cabinet reçoit la liquidité au début du traitement.

De plus : en MTC, la relation thérapeutique s'inscrit sur le long terme. Les patients qui paient d'avance abandonnent moins souvent la série – ils se sont investis psychologiquement et financièrement. Cela réduit en même temps le risque de non-présentation, car les rendez-vous payés sont rarement oubliés.

2. Trois modèles de prépaiement pour les cabinets de médecine complémentaire

Modèle A : Prépaiement complet de la série

Le patient ou la patiente paie le montant total de la série avant la première séance. Exemple : 8 séances d'acupuncture à EUR 130 = EUR 1'040. Tu crées un lien de paiement de EUR 1'040 et tu l'envoies lors de la confirmation du rendez-vous par e-mail ou WhatsApp. Avantage : liquidité maximale, aucun risque de rappel. Judicieux pour les patients privés qui prennent en charge eux-mêmes la totalité du montant.

Modèle B : Acompte + paiement du solde

Le patient ou la patiente paie 30 à 50% lors de la réservation, le reste après la dernière séance. Pour une série de 8 séances à EUR 130 = EUR 1'040, un acompte de EUR 400 (environ 38%) serait judicieux. Un deuxième lien de paiement pour le montant restant est envoyé après la dernière séance. Idéal lorsque le prix final exact n'est pas encore défini (par ex. pour des coûts de plantes variables).

Modèle C : Lien de paiement par séance

Après chaque séance, un Paylink est envoyé pour la séance individuelle. Pas d'avantage de prépaiement, mais une saisie structurée des paiements sans espèces. Pour les patients qui ne souhaitent pas payer d'avance mais veulent tout de même payer numériquement. Frais en ligne de base TWINT : 1.25% + EUR 0.18 par transaction.

3. Séparer proprement les parts caisse et payeurs indépendants

Un défi fréquent dans les cabinets de médecine complémentaire : certains patients ont une assurance complémentaire qui prend en charge une partie des coûts de la séance, d'autres paient tout eux-mêmes. Pour le prépaiement, cela est pertinent : la personne qui règle par le biais de l'assurance complémentaire ne paie directement que sa part personnelle non couverte.

Procédure recommandée : Lors de la prise de rendez-vous, clarifier si une assurance complémentaire est disponible. Si oui, le montant du lien de paiement est réduit à la part non couverte par la caisse. Si non, le plein tarif de la séance est facturé. Dans le Dashboard Payrexx, les deux types de transactions sont clairement séparés – ce qui est important pour le décompte annuel.

Conseil pour la comptabilité : Définir un standard de texte d'écriture comptable. Exemple : 'MTC série 8x payeur indépendant', 'MTC série 8x assurance complémentaire quote-part'. Cela facilite considérablement l'affectation lors de la clôture annuelle.

4. Créer un lien de paiement : voici comment ça fonctionne

Dans le Dashboard Payrexx, sous Payment tools, créer un nouveau Paylink : saisir le montant, attribuer un titre (par ex. 'MTC série 8 séances'), date d'expiration et texte d'écriture comptable en option. Générer le lien et l'envoyer par e-mail ou WhatsApp. Le patient ou la patiente clique sur le lien, choisit TWINT, carte ou portefeuille mobile et paie en moins d'une minute. Tu vois le paiement immédiatement dans le Dashboard.

Pour les séries standard récurrentes, il est recommandé d'utiliser une Page Payrexx avec une URL fixe au lieu de liens individuels. Une fois configurée, l'URL peut être insérée de manière permanente dans l'e-mail de confirmation de rendez-vous – pas de lien manuel nécessaire par patient. Les Pages de Payrexx fonctionnent avec tous les abonnements.

5. Recurring Payments : paiements échelonnés mensuels pour les patients de longue durée

Pour les patients de longue durée qui viennent régulièrement (par exemple, une séance par mois), Payrexx Recurring Payments propose : une carte de crédit est enregistrée (tokenisée) et débitée automatiquement une fois par mois. C'est particulièrement judicieux pour les programmes de prévention ou les thérapies d'accompagnement qui se déroulent sur plusieurs mois.

Les Recurring Payments sont disponibles dans tous les abonnements Payrexx, y compris la version Free. Le patient saisit une seule fois ses données de carte de crédit et autorise le débit régulier. TWINT ne prend pas en charge les Recurring Payments – une carte de crédit est requise pour cela.

6. Protection des données LPD : à quoi faut-il veiller lors de la réservation et du prépaiement

Depuis le 1er septembre 2023, la loi suisse sur la protection des données révisée (LPD) est en vigueur. Pour la réservation en ligne avec prépaiement, cela signifie : les données de carte de crédit ne sont pas stockées dans le cabinet – c'est le PSP certifié PCI-DSS qui s'en charge. Une déclaration de protection des données sur la page de réservation est obligatoire. Les données de paiement et les données des patients doivent être gérées séparément.

Payrexx est certifié PCI DSS. Si tu utilises en plus un outil de réservation (par exemple Calendly, Jane App) qui traite des données de patients, un contrat de traitement des données (CDD) selon l'art. 9 LPD est requis de la part du prestataire. La plupart des outils de réservation connus fournissent des CDD sur demande.

7. S'engager dans des remboursements en cas d'interruption de série

Si un patient ou une patiente interrompt une série payée d'avance, le solde restant doit être remboursé au prorata – sauf disposition contraire dans les CGV. Payrexx permet les remboursements directement dans le Dashboard : remboursement complet ou remboursement partiel avec un montant défini. Les paiements par carte peuvent être remboursés dans les 365 jours, TWINT dans les 30 jours.

Recommandation : stipuler la règle de remboursement en cas d'interruption de série dans les CGV. Pratique courante : les séances déjà effectuées sont facturées au prix de la séance individuelle, le reste est remboursé. C'est équitable et évite les cas de litige.

Checklist : mettre en place le prépaiement de séries dans ton cabinet de thérapie naturelle

• Opte pour un modèle de prépaiement : paiement complet, acompte+solde ou par séance

• Crée un Paylink ou une Page Payrexx avec le montant de la série

• Intègre le lien dans ton modèle d'e-mail de confirmation de rendez-vous ou de message WhatsApp

• Active TWINT – indispensable pour les patients suisses

• Définis un standard de texte d'écriture comptable : payeur indépendant vs. part personnelle d'assurance complémentaire

• Rédige une règle de remboursement en cas d'interruption de série et intègre-la dans les CGV

• Rédige une déclaration de protection des données pour la page de réservation conformément à la LPD

• Teste l'ensemble du processus du point de vue du patient avant le lancement

Les liens de paiement Payrexx et Recurring Payments fonctionnent avec tous les abonnements, y compris le Free. Tu crées le lien dans le Dashboard, tu l'envoies par SMS ou e-mail et tu vois immédiatement le paiement. Pour les séries standard, il est recommandé d'utiliser une Page Payrexx avec une URL fixe – configurée une seule fois, utilisable durablement. TWINT, Visa, Mastercard et portefeuilles mobiles sans contrats séparés.