Der Praxis-Guide: Kartenzahlung in der Ergo- und Logopädiepraxis in der Schweiz

In Ergo- und Logopädiepraxen bezahlen oft die Eltern statt die Patient:innen selbst – ein Umstand der den Zahlungsworkflow grundlegend beeinflusst. Der Selbstbehalt von 10% und die Franchise werden typischerweise direkt kassiert, Privatleistungen komplett. Terminal, Tap to Pay auf Android oder Payment Link per WhatsApp an die Eltern sind die drei praxistauglichen Lösungen für Schweizer Einzelpraxen.

Dieser Guide erklärt, welche Beträge in Ergo- und Logopädiepraxen direkt kassiert werden, was der Eltern-als-Zahler-Kontext für die Zahlungslösung bedeutet und welches Setup für kleine Therapiepraxen am sinnvollsten ist.

1. Wer zahlt was in der Ergo- und Logopädiepraxis?

Ergotherapie und Logopädie sind bei ärztlicher Verordnung KVG-pflichtig und werden über die obligatorische Grundversicherung abgerechnet. Das bedeutet: Die Krankenversicherung übernimmt den Hauptteil der Kosten – aber nicht alles. Erwachsene tragen die jährliche Franchise (mindestens CHF 300) und den Selbstbehalt von 10% nach Abzug der Franchise; für Kinder gibt es keine Franchise, nur den Selbstbehalt von 10% (maximal CHF 350 pro Jahr).

Bei Kindern ist die Situation besonders: Kinder bis 18 Jahre zahlen keine Franchise. Für Kinder unter 18 Jahren fällt also nur der 10%-Selbstbehalt an – was bei einer Ergotherapiesitzung von CHF 80 Kassentarif rund CHF 8 pro Sitzung ergibt. Für Erwachsene (z.B. in der Erwachsenen-Ergotherapie nach Schlaganfall) gilt die Franchise.

Der entscheidende Punkt für die Zahlungslösung: In pädiatrischen Praxen sind fast immer die Eltern die Zahlungspersonen. Das Kind ist Patient:in, der Vater oder die Mutter bezahlt. Das bedeutet: Terminal vor dem Kind ist unpraktisch, Payment Link per WhatsApp an die Eltern ist eleganter und funktioniert auch wenn die Eltern bei der Sitzung gar nicht anwesend sind.

2. Der Eltern-als-Zahler-Kontext: Was das für die Zahlungslösung bedeutet

Wenn Eltern das Kind zur Ergotherapie oder Logopädie bringen, sind drei Szenarien typisch: Elternteil wartet im Wartezimmer und bezahlt beim Abholen, Elternteil bringt Kind und geht wieder, bezahlt also nicht vor Ort, oder das Kind kommt allein (ältere Schulkinder) und die Eltern sind gar nicht in der Praxis.

Im zweiten und dritten Szenario ist ein Terminal nutzlos. Der Payment Link per WhatsApp oder E-Mail nach der Sitzung ist die einzige praktische Lösung: Die Therapeutin schickt nach der Sitzung einen Link an das Elternteil, dieses bezahlt bequem abends vom Sofa. Das funktioniert auch wenn der Betrag erst nach der Sitzung feststeht – etwa wenn die Sitzung kürzer war oder Zusatzleistungen hinzukamen.

Für Praxen mit Empfang und Eltern die regelmässig warten: Terminal oder Tap to Pay auf Android. Für Praxen ohne Empfang oder mit mobiler Therapeutin: ausschliesslich Payment Link und Tap to Pay Android für Hausbesuche.

3. Terminal, Tap to Pay oder Payment Link: Was passt zur Ergo-/Logopädiepraxis?

POS-Terminal an der Rezeption

Kartenterminals sind sinnvoll für Praxen mit Empfangsbereich und Eltern die warten oder abholen. Das N910 Pro, Nexgo N6 oder N86 gibt es für CHF 25/Monat Miete – im InStore-Abo ohne Monatsgebühr. Akzeptiert Karten, TWINT, Apple Pay, Google Pay, Samsung Pay.

Tap to Pay auf Android

Verwandelt ein NFC-fähiges Android-Smartphone (Android 8.1+) in ein Terminal ohne Hardware. Ideal für Praxen ohne Empfang – die Therapeutin kassiert direkt im Behandlungszimmer oder beim Hausbesuch. iPhone nicht unterstützt. Tap to Pay ist in jedem Payrexx-Abo enthalten – für reine Vor-Ort-Zahlungen im kostenlosen InStore-Abo (Karten 1.65% + CHF 0.15, TWINT 1.30%). Mit dem Add-on Better Fees (CHF 9/Monat) gelten die gleichen Gebühren wie am Kartenlesegerät: Debit 0.95% + CHF 0.15, Kredit 1.25% + CHF 0.15, TWINT 1.25%.

Payment Link per WhatsApp an die Eltern

Der Paylink wird im Payrexx-Dashboard erstellt und nach der Sitzung per SMS oder WhatsApp an das Elternteil gesendet. Betrag kann nach der Sitzung individuell festgelegt werden. Alle Zahlungsmethoden verfügbar. In allen Plänen inkl. Free. Online-Gebühren Standard: TWINT 1.25%+CHF 0.18, Visa/MC 1.65%+CHF 0.18 (Stand: Oktober 2026).

4. Gruppentherapie: Einheitliche Abrechnung für mehrere Kinder

Ergo- und Logopädiepraxen bieten häufig Gruppentherapien an – etwa Sprachfördergruppen oder sensomotorische Gruppen für 3–5 Kinder gleichzeitig. Die Abrechnung pro Kind ist dieselbe wie in der Einzeltherapie, aber die Eltern unterschiedlicher Kinder müssen separat verständigt und abgerechnet werden.

Praktische Lösung: Eine Payrexx Page mit dem festen Gruppentherapiebeitrag pro Kind erstellen. Alle Eltern erhalten dieselbe URL in der Terminbestätigung oder per WhatsApp. Jedes Elternteil bezahlt individuell. Im Dashboard sieht die Therapeutin wer bezahlt hat und kann bei Ausständigen nachfassen. Das ist effizienter als 5 individuelle Payment Links zu erstellen.

5. Buchhaltung: KVG-Abrechnung und Direktzahlungen trennen

Die Kassenabrechnung läuft über die Praxissoftware und ist von der Direktzahlung getrennt. Payrexx erfasst nur die Direktzahlungen der Eltern. Für die Buchhaltung empfiehlt sich ein Buchungstext-Standard: z.B. 'Ergotherapie Eigenanteil [Monat]' oder 'Logopädie Privatanteil [Kürzel]'. Alle Transaktionen können als CSV exportiert werden.

Ergotherapie und Logopädie sind MWST-befreit wenn die Leistung therapeutisch und auf ärztliche Verordnung erbracht wird (Art. 21 Abs. 2 Ziff. 3 MWSTG). Privatleistungen ohne KVG-Deckung können je nach Situation MWST-pflichtig sein – mit der Treuhänderin klären.

6. Kosten im Überblick

* Terminalmiete CHF 25/Monat. Stand: Oktober 2026. Bei kleinen Beträgen (CHF 8–15 Eigenanteil) macht Tap to Pay via InStore-Abo mehr Sinn als Payment Link, da die Fixgebühr von CHF 0.30 bei kleinen Beträgen prozentual stark ins Gewicht fällt.

7. Checkliste: Kartenzahlung in der Ergo- und Logopädiepraxis einrichten

• Kläre welche Beträge Du direkt kassierst: Selbstbehalt 10%, Franchise-Anteil, Privatleistungen

• Entscheide welches Szenario vorherrscht: Eltern anwesend (Terminal/Tap to Pay) oder abwesend (Payment Link)

• Für Hausbesuche und Schultherapie: Payrexx Tap to Pay App auf Android-Gerät installieren

• Für abwesende Eltern: Payment Link-Vorlage im Dashboard vorbereiten

• TWINT aktivieren – Standard in der Schweiz, auch für kleine Beträge geeignet

• Für Gruppentherapie: Payrexx Page mit festem Gruppenpreis pro Kind erstellen

• Buchungstext-Konvention festlegen: Eigenanteil vs. Privatleistung

• MWST-Pflicht für Privatleistungen mit Treuhänderin klären

Payrexx bietet Ergo- und Logopädiepraxen Tap to Pay, Payment Links und Payrexx Pages aus einem einzigen Konto – mit TWINT, Debitkarte und Kreditkarte. Das InStore-Abo (vor Ort) und der Free-Plan (Payment Links) sind für kleine Praxen ein vollständiges Setup ohne Monatsgebühr.