Le guide pratique : Le paiement par carte dans ton cabinet d'ergothérapie et de logopédie en Suisse

Dans les cabinets d'ergothérapie et de logopédie, ce sont souvent les parents qui paient au lieu des patient·e·s eux-mêmes – une circonstance qui influence fondamentalement le flux de paiement. La quote-part de 10% et la franchise sont généralement encaissées directement, les prestations privées intégralement. Le terminal, Tap to Pay sur Android ou le lien de paiement par WhatsApp envoyé aux parents sont les trois solutions adaptées à la pratique pour les cabinets individuels suisses.

Ce guide explique quels montants sont encaissés directement dans les cabinets d'ergothérapie et de logopédie, ce que le contexte des parents comme payeurs implique pour la solution de paiement et quelle configuration est la plus judicieuse pour les petits cabinets de thérapie.

1. Qui paie quoi dans le cabinet d'ergothérapie et de logopédie ?

L'ergothérapie et la logopédie sont soumises à la LAMal sur prescription médicale et sont facturées via l'assurance de base obligatoire. Cela signifie que l'assurance-maladie prend en charge la majeure partie des coûts – mais pas tout. Les adultes assument la franchise annuelle (au moins CHF 300) et la quote-part de 10% après déduction de la franchise ; pour les enfants, il n'y a pas de franchise, seulement la quote-part de 10% (CHF 350 par an au maximum).

Pour les enfants, la situation est particulière : les enfants jusqu'à 18 ans ne paient pas de franchise. Pour les enfants de moins de 18 ans, seule la quote-part de 10% s'applique donc – ce qui correspond à environ CHF 8 par séance pour une séance d'ergothérapie au tarif d'assurance de CHF 80. Pour les adultes (par ex. en ergothérapie pour adultes après un AVC), la franchise s'applique.

Le point décisif pour la solution de paiement : dans les cabinets pédiatriques, les personnes qui paient sont presque toujours les parents. L'enfant est le/la patient·e, le père ou la mère paie. Cela signifie : un terminal devant l'enfant n'est pas pratique, un lien de paiement par WhatsApp envoyé aux parents est plus élégant et fonctionne même si les parents ne sont pas du tout présents lors de la séance.

2. Le contexte des parents comme payeurs : ce que cela implique pour la solution de paiement

Lorsque les parents amènent l'enfant à l'ergothérapie ou à la logopédie, trois scénarios sont typiques : le parent attend dans la salle d'attente et paie au moment de venir le chercher, le parent amène l'enfant et repart, donc ne paie pas sur place, ou l'enfant vient seul (enfants scolarisés plus âgés) et les parents ne sont pas du tout au cabinet.

Dans le deuxième et le troisième scénario, un terminal est inutile. Le lien de paiement par WhatsApp ou par e-mail après la séance est la seule solution pratique : la thérapeute envoie un lien au parent après la séance, et celui-ci paie confortablement le soir depuis son canapé. Cela fonctionne aussi si le montant n'est fixé qu'après la séance – par exemple si la séance a été plus courte ou si des prestations supplémentaires se sont ajoutées.

Pour les cabinets avec réception et des parents qui attendent régulièrement : terminal ou Tap to Pay sur Android. Pour les cabinets sans réception ou avec thérapeute mobile : exclusivement lien de paiement et Tap to Pay Android pour les visites à domicile.

3. Terminal, Tap to Pay ou lien de paiement : qu'est-ce qui convient au cabinet d'ergothérapie/de logopédie ?

Terminal de paiement à la réception

Les terminaux de paiement sont judicieux pour les cabinets disposant d'un espace d'accueil et pour les parents qui attendent ou viennent chercher leur enfant. Le N910 Pro, le Nexgo N6 ou le N86 sont disponibles pour une location de CHF 25/mois – dans l'abonnement InStore sans frais mensuels. Accepte les cartes, TWINT, Apple Pay, Google Pay, Samsung Pay.

Tap to Pay sur Android

Transforme un smartphone Android compatible NFC (Android 8.1+) en un terminal sans matériel supplémentaire. Idéal pour les cabinets sans réception – la thérapeute encaisse directement dans la salle de traitement ou lors de la visite à domicile. iPhone non pris en charge. Tap to Pay est inclus dans chaque abonnement Payrexx – pour les paiements sur place purs dans l'abonnement InStore gratuit (cartes 1.65% + CHF 0.15, TWINT 1.30%). Avec l'add-on Better Fees (CHF 9/mois), les mêmes frais s'appliquent qu'avec le Lecteur de cartes : Débit 0.95% + CHF 0.15, Crédit 1.25% + CHF 0.15, TWINT 1.25%.

Lien de paiement par WhatsApp aux parents

Le Paylink est créé dans le Dashboard Payrexx et envoyé par SMS ou WhatsApp au parent après la séance. Le montant peut être défini individuellement après la séance. Tous les modes de paiement disponibles. Inclus dans tous les forfaits, y compris Free. Frais en ligne standard : TWINT 1.25%+CHF 0.18, Visa/MC 1.65%+CHF 0.18 (état : octobre 2026).

4. Thérapie de groupe : facturation uniforme pour plusieurs enfants

Les cabinets d'ergothérapie et de logopédie proposent souvent des thérapies de groupe – par exemple des groupes de soutien du langage ou des groupes sensorimoteurs pour 3 à 5 enfants en même temps. La facturation par enfant est la même qu'en thérapie individuelle, mais les parents d'enfants différents doivent être informés et facturés séparément.

Solution pratique : créer une Payrexx Page avec le montant fixe de la thérapie de groupe par enfant. Tous les parents reçoivent la même URL dans la confirmation de rendez-vous ou par WhatsApp. Chaque parent paie individuellement. Dans le Dashboard, la thérapeute voit qui a payé et peut relancer les paiements en attente. C'est plus efficace que de créer 5 liens de paiement individuels.

5. Comptabilité : séparer la facturation LAMal et les paiements directs

La facturation d'assurance passe par le logiciel du cabinet et est séparée du paiement direct. Payrexx enregistre uniquement les paiements directs des parents. Pour la comptabilité, un standard de libellé d'écriture est recommandé : par ex. « Quote-part ergothérapie [Mois] » ou « Part privée logopédie [Abréviation] ». Toutes les transactions peuvent être exportées au format CSV.

L'ergothérapie et la logopédie sont exonérées de la TVA lorsque la prestation est fournie à titre thérapeutique et sur prescription médicale (art. 21 al. 2 ch. 3 LTVA). Les prestations privées sans couverture LAMal peuvent, selon la situation, être assujetties à la TVA – à clarifier avec ta fiduciaire.

6. Aperçu des coûts

* Location du terminal CHF 25/mois. État : octobre 2026. Pour les petits montants (quote-part de CHF 8–15), Tap to Pay via l'abonnement InStore est plus judicieux que le lien de paiement, car les frais fixes de CHF 0.30 pèsent lourd en pourcentage sur les petits montants.

7. Checklist : mettre en place le paiement par carte dans le cabinet d'ergothérapie et de logopédie

• Clarifie quels montants tu encaisses directement : quote-part de 10%, part de franchise, prestations privées

• Décide quel scénario prédomine : parents présents (terminal/Tap to Pay) ou absents (lien de paiement)

• Pour les visites à domicile et la thérapie en milieu scolaire : installer l'application Payrexx Tap to Pay sur un appareil Android

• Pour les parents absents : préparer un modèle de lien de paiement dans le Dashboard

• Activer TWINT – standard en Suisse, adapté aussi pour les petits montants

• Pour la thérapie de groupe : créer une Payrexx Page avec un prix de groupe fixe par enfant

• Définir une convention de libellé d'écriture : quote-part vs prestation privée

• Clarifier l'assujettissement à la TVA pour les prestations privées avec ta fiduciaire

Payrexx offre aux cabinets d'ergothérapie et de logopédie Tap to Pay, des liens de paiement et des Payrexx Pages à partir d'un seul compte – avec TWINT, carte de débit et carte de crédit. L'abonnement InStore (sur place) et le forfait Free (liens de paiement) constituent une configuration complète sans frais mensuels pour les petits cabinets.