Le guide pratique : Le paiement par carte dans ton cabinet d'ergothérapie et de logopédie en Suisse

Dans les cabinets d'ergothérapie et de logopédie, ce sont souvent les parents qui paient au lieu des patient·e·s eux-mêmes – une situation qui influence fondamentalement le processus de paiement. La quote-part de 10% et la franchise sont généralement encaissées directement, et les prestations privées en totalité. Le terminal, le Tap to Pay sur Android ou le lien de paiement par WhatsApp envoyé aux parents sont les trois solutions adaptées à la pratique des cabinets individuels suisses.

Ce guide explique quels montants sont encaissés directement dans les cabinets d'ergothérapie et de logopédie, ce que le contexte « parents payeurs » implique pour la solution de paiement et quelle configuration est la plus judicieuse pour les petits cabinets de thérapie.

1. Qui paie quoi dans les cabinets d'ergothérapie et de logopédie ?

L'ergothérapie et la logopédie sont obligatoirement prises en charge par la LAMal sur prescription médicale et sont remboursées par l'assurance de base obligatoire. Cela signifie que l'assurance-maladie prend en charge la majeure partie des coûts – mais pas la totalité. Les patient·e·s assument la franchise annuelle (au moins CHF 300 pour les adultes, la franchise pour les enfants ayant été supprimée à partir de 2026) et la quote-part de 10% après déduction de la franchise.

Pour les enfants, la situation est particulière : depuis 2006, les enfants de moins de 18 ans sont exonérés de la franchise. Pour eux, seule la quote-part de 10% s'applique – ce qui représente environ CHF 8 par séance d'ergothérapie, sachant que le tarif d'une séance est de CHF 80. Pour les adultes (par exemple en ergothérapie pour adultes après un AVC), la franchise s'applique.

Le point décisif pour la solution de paiement : dans les cabinets de pédiatrie, ce sont presque toujours les parents qui paient. L'enfant est le patient, le père ou la mère paie. Cela signifie qu'un terminal devant l'enfant est peu pratique, alors qu'un lien de paiement par WhatsApp envoyé aux parents est plus élégant et fonctionne même si les parents ne sont pas présents lors de la séance.

2. Le contexte « parents payeurs » : ce que cela signifie pour la solution de paiement

Lorsque des parents amènent leur enfant à l'ergothérapie ou à la logopédie, trois scénarios sont typique : le parent attend dans la salle d'attente et paie à la fin, le parent dépose l'enfant et repart (il ne paie donc pas sur place), ou l'enfant vient seul (enfants plus âgés d'âge scolaire) et les parents ne sont pas du tout au cabinet.

Dans les deuxième et troisième scénarios, le terminal de paiement sur place est inutile. Le lien de paiement envoyé par WhatsApp ou par e-mail après la séance est la seule solution pratique : le thérapeute envoie un lien au parent après la séance, et celui-ci paie confortablement depuis son canapé le soir. Cela fonctionne également lorsque le montant n'est connu qu'après la séance, par exemple si la séance a été plus courte ou si des prestations supplémentaires ont été ajoutées.

Pour les cabinets avec réception et les parents qui attendent régulièrement : terminal ou Tap to Pay sur Android. Pour les cabinets sans réception ou les thérapeutes mobiles : exclusivement lien de paiement et Tap to Pay Android pour les visites à domicile.

3. Terminal, Tap to Pay ou lien de paiement : qu'est-ce qui convient le mieux aux cabinets d'ergothérapie/logopédie ?

Terminal de paiement à la réception

Les terminaux de paiement sont judicieux pour les cabinets disposant d'un espace de réception et pour les parents qui attendent ou viennent chercher leur enfant. Le Nexgo N6 ou N86 est actuellement gratuit dans le modèle de location (normalement CHF 25/mois, nécessite le plan Standard ou Premium). Il accepte les cartes, TWINT, Apple Pay, Google Pay, Samsung Pay.

Tap to Pay sur Android

Transforme un smartphone Android compatible NFC (Android 8.1+) en un terminal sans matériel. Idéal pour les cabinets sans réception – la thérapeute encaisse directement dans la salle de traitement ou lors de la visite à domicile. Disponible dans tous les plans, y compris le plan Free. iPhone non pris en charge. Frais : Débit 0.95%+CHF 0.15 / Crédit 1.25%+CHF 0.15 / TWINT 1.25%+CHF 0.00 (situation : mai 2026).

Lien de paiement par WhatsApp aux parents

Le Paylink est créé dans le Dashboard de Payrexx et envoyé par SMS ou WhatsApp aux parents après la séance. Le montant peut être défini individuellement après la séance. Tous les modes de paiement sont disponibles. Disponible dans tous les plans, y compris le plan Free. Frais en ligne plan Standard : TWINT 1.25%+CHF 0.18, Visa/MC 1.65%+CHF 0.18 (situation : mai 2026).

4. Thérapie de groupe : facturation simplifiée pour plusieurs enfants

Les cabinets d'ergothérapie et de logopédie proposent souvent des thérapies de groupe – par exemple des groupes de soutien linguistique ou des groupes sensorimoteurs pour 3 à 5 enfants en même temps. La facturation par enfant est la même qu'en thérapie individuelle, mais les parents des différents enfants doivent être contactés et facturés séparément.

Solution pratique : créer une Pages de Payrexx avec le montant fixe de la thérapie de groupe par enfant. Tous les parents reçoivent la même URL dans la confirmation de rendez-vous ou par WhatsApp. Chaque parent paie individuellement. Dans le Dashboard, la thérapeute voit qui a payé et peut relancer les retardataires. C'est plus efficace que de créer 5 liens de paiement individuels.

5. Comptabilité : séparer la facturation LAMal et les paiements directs

La facturation des caisses (Tarmed) s'effectue via le logiciel du cabinet (par ex. TrustMed, AbbaDent, Clinicall) et est séparée des paiements directs. Payrexx n'enregistre que les paiements directs des parents. Pour la comptabilité, il est recommandé d'utiliser un libellé d'écriture standard : par exemple « Ergothérapie part personnelle [Mois] » ou « Logopédie part privée [Initiales] ». Toutes les transactions peuvent être exportées au format CSV.

L'ergothérapie et la logopédie sont exonérées de la TVA si la prestation est fournie à des fins thérapeutiques et sur ordonnance médicale (art. 21 al. 2 ch. 3 LTVA). Les prestations privées sans couverture LAMal peuvent être soumises à la TVA selon la situation – à clarifier avec ta fiduciaire.

6. Aperçu des coûts

* Nexgo N6/N86 actuellement gratuit, normalement CHF 25/mois. Situation : mai 2026. Pour les petits montants (quote-part de CHF 8 à 15), le Tap to Pay via le plan Free est plus judicieux que le lien de paiement, car les frais fixes de CHF 0.18 pèsent lourd en pourcentage sur les petits montants.

7. Check-list : configurer le paiement par carte dans ton cabinet d'ergothérapie et de logopédie

•        Clarifie les montants que tu encaisses directement : quote-part de 10%, part de franchise, prestations privées

•        Détermine quel scénario prédomine : parents présents (terminal/Tap to Pay) ou absents (lien de paiement)

•        Pour les visites à domicile et les thérapies scolaires : installe l'application Payrexx Tap to Pay sur un appareil Android

•        Pour les parents absents : prépare un modèle de lien de paiement dans le Dashboard

•        Active TWINT – le standard en Suisse, également adapté aux petits montants

•        Pour la thérapie de groupe : crée une Payrexx Page avec un prix de groupe fixe par enfant

•        Définis une convention pour les libellés d'écriture : part personnelle vs. prestation privée

•        Clarifie l'assujettissement à la TVA pour les prestations privées avec ta fiduciaire

Payrexx propose aux cabinets d'ergothérapie et de logopédie le Tap to Pay, des liens de paiement et des Pages de Payrexx à partir d'un seul compte – avec TWINT, carte de débit et carte de crédit. Le plan Free sans frais mensuels est une configuration complète pour les petits cabinets qui utilisent principalement le Tap to Pay et les liens de paiement.