L'alignement des paiements sert généralement à comparer les paiements comptabilisés - par exemple dans les livres comptables ou les comptes annuels - avec les paiements réellement effectués ou reçus. Selon l'entreprise, ce processus est géré de manière très individuelle, soit encore manuellement, soit à l'aide d'un système spécial. Quoi qu'il en soit, les données nécessaires doivent être collectées et comparées afin d'identifier les éventuels écarts.

En règle générale, l'alignement des paiements comprend plusieurs étapes, qui contribuent toutes à faire correspondre les transactions réelles à celles qui ont été enregistrées. Pour ce faire, tous les paiements doivent être enregistrés et listés, de même que les extraits de compte. Ces données doivent ensuite être comparées entre elles, dans le meilleur des cas à l'aide d'un logiciel de comptabilité.

Grâce à la connexion automatisée de Payrexx à ton système de comptabilité, les données des transactions sont transmises automatiquement et ne doivent plus être exportées manuellement. Par contre, si tu ne travailles pas avec un programme de comptabilité, tu peux aussi créer dans ton administration une exportation claire et filtrée selon tes besoins.

Selon la transaction ou l'enregistrement, un autre type de comparaison est nécessaire. Voici deux exemples importants pour ta collaboration avec Payrexx :

• Comparaison des paiements bancaires : les transactions enregistrées sur le compte de caisse de ton entreprise sont comparées à celles qui figurent sur ton extrait de compte. Tu t'assures ainsi que les deux montants correspondent.

• Comparaison de la carte de crédit : cette comparaison est similaire à celle du paiement bancaire, mais elle est spécifique aux comptes de carte de crédit. Il est important pour détecter les transactions non autorisées ou frauduleuses.

La gestion d'une entreprise nécessite une grande précision financière. Or, ce n'est pas une tâche facile, surtout lorsqu'il y a beaucoup de transactions entrantes. C'est pourquoi l'alignement des paiements est si important : il permet non seulement de s'assurer que les documents financiers sont corrects, mais aussi que les règles sont respectées et qu'il n'y a pas d'erreurs de comptabilisation.

L'alignement des paiements peut être géré manuellement ou de manière automatisée. Voici les principales différences :

• Comparaison manuelle des paiements : lors de la comparaison manuelle des paiements, un ou une collaborateur(trice) doit:rechercher les données financières et les comparer lui-même(elle-même) avec les documents correspondants. Ce processus est fastidieux, mais il est facilité par la bonne vue d'ensemble des exportations de Payrexx.

• Comparaison automatique des paiements : dans ce type de comparaison des paiements, un programme informatique se charge de comparer les données. Pour cela, il est important que toutes les informations importantes soient transmises au système. Pour que cela se fasse sans effort, tu peux connecter rapidement et facilement ton système de comptabilité à Payrexx via API ou Webhook.

L'automatisation de ton rapprochement des paiements t'offre divers avantages. En voici quelques-uns :

• La rapidité d'exécution. Grâce à la comparaison automatique des transactions, les efforts sont minimisés et tu gagnes du temps pour d'autres tâches.

• La précision. La comparaison automatique des paiements est plus fiable que la saisie manuelle des données. Les erreurs sont ainsi réduites au minimum.

• Efficacité. En automatisant ton rapprochement des paiements, tu optimises ta comptabilité et obtiens un processus aussi efficace que possible.

Pour que la comparaison des paiements se déroule de manière fiable et automatisée, divers critères doivent être remplis. Par exemple, les données doivent être d'une qualité irréprochable et complètes afin de garantir une comparaison sans faille. L'exactitude est particulièrement importante pour les nombreuses méthodes de paiement, comme celles proposées par Payrexx. En tant que prestataire de paiement, nous attachons d'autant plus d'importance à te transmettre des données exemptes d'erreurs.

En tant que fournisseur de paiement, Payrexx t'aide au mieux à gérer ta comptabilité. Concrètement, le rapprochement des paiements peut être optimisé de trois manières :

• Exportation manuelle des données : dans ton administration Payrexx, tu ne trouves pas seulement un aperçu de toutes les transactions, tu peux aussi créer des exportations détaillées et filtrées dans divers formats de fichiers afin de les utiliser de manière optimale.

• Connexion via l'API : Si tu travailles avec un système de comptabilité, tu peux connecter Payrexx rapidement et facilement à celui-ci via une clé API et faire ainsi transmettre directement les données.

• Connexion via un webhook : Tu peux aussi créer un webhook et indiquer par quel événement l'envoi de données doit être activé. Tu recevras ainsi immédiatement tout ce dont tu as besoin.