Le guide pratique : Le paiement par carte dans les cabinets d'ergothérapie et de logopédie en Suisse

Dans les cabinets d'ergothérapie et d'orthophonie, ce sont souvent les parents qui paient à la place des patient(e)s eux-mêmes – une circonstance qui influence fondamentalement le flux de paiement. La quote-part de 10 % et la franchise sont généralement encaissées directement, les prestations privées intégralement. Le terminal, Tap to Pay sur Android ou le lien de paiement par WhatsApp envoyé aux parents sont les trois solutions adaptées à la pratique pour les cabinets individuels suisses.

Ce guide explique quels montants sont encaissés directement dans les cabinets d'ergothérapie et d'orthophonie, ce que le contexte « parents-payeurs » implique pour la solution de paiement et quelle configuration est la plus judicieuse pour les petits cabinets de thérapie.

1. Qui paie quoi dans le cabinet d'ergothérapie et d'orthophonie ?

L'ergothérapie et l'orthophonie sont soumises à la LAMal sur prescription médicale et sont prises en charge par l'assurance de base obligatoire. Cela signifie que l'assurance-maladie assume la majeure partie des coûts – mais pas tout. Les adultes assument la franchise annuelle (au moins 300 EUR) et la quote-part de 10 % après déduction de la franchise ; pour les enfants, il n'y a pas de franchise, uniquement la quote-part de 10 % (maximum 350 EUR par an).

La situation est particulière pour les enfants : les enfants jusqu'à 18 ans ne paient pas de franchise. Pour les enfants de moins de 18 ans, seule la quote-part de 10 % s'applique – ce qui, pour une séance d'ergothérapie de 80 EUR au tarif de la caisse, représente environ 8 EUR par séance. Pour les adultes (par exemple en ergothérapie adulte après un AVC), la franchise s'applique.

Le point décisif pour la solution de paiement : dans les cabinets pédiatriques, les parents sont presque toujours les personnes payantes. L'enfant est le/la patient(e), le père ou la mère paie. Cela signifie que le terminal devant l'enfant n'est pas pratique, tandis que le lien de paiement par WhatsApp envoyé aux parents est plus élégant et fonctionne même si les parents ne sont pas du tout présents lors de la séance.

2. Le contexte « parents-payeurs » : ce que cela signifie pour la solution de paiement

Lorsque les parents amènent l'enfant à l'ergothérapie ou à l'orthophonie, trois scénarios sont typiques : le parent attend dans la salle d'attente et paie au moment de récupérer l'enfant, le parent dépose l'enfant et repart, ne payant donc pas sur place, ou l'enfant vient seul (écoliers plus âgés) et les parents ne sont pas du tout au cabinet.

Dans le deuxième et le troisième scénario, un terminal est inutile. Le lien de paiement par WhatsApp ou e-mail après la séance est la seule solution pratique : la thérapeute envoie après la séance un lien au parent, qui paie confortablement le soir depuis son canapé. Cela fonctionne également si le montant n'est fixé qu'après la séance – par exemple si la séance a été plus courte ou si des prestations supplémentaires se sont ajoutées.

Pour les cabinets avec réception et les parents qui attendent régulièrement : terminal ou Tap to Pay sur Android. Pour les cabinets sans réception ou avec une thérapeute mobile : exclusivement le lien de paiement et Tap to Pay Android pour les visites à domicile.

3. Terminal, Tap to Pay ou lien de paiement : qu'est-ce qui convient au cabinet d'ergothérapie/d'orthophonie ?

Terminal de point de vente à la réception

Les terminaux de carte sont judicieux pour les cabinets avec un espace d'accueil et des parents qui attendent ou viennent chercher leur enfant. Le N910 Pro, Nexgo N6 ou N86 sont disponibles pour 25 EUR/mois de location – dans l'abonnement InStore sans frais mensuels. Accepte les cartes, TWINT, Apple Pay, Google Pay, Samsung Pay.

Tap to Pay sur Android

Transforme un smartphone Android compatible NFC (Android 8.1+) en un terminal sans matériel. Idéal pour les cabinets sans réception – la thérapeute encaisse directement dans la salle de traitement ou lors d'une visite à domicile. iPhone non pris en charge. Tap to Pay est inclus dans chaque abonnement Payrexx – pour les purs paiements sur place dans l'abonnement gratuit InStore (cartes 1.65% + 0.15 EUR, TWINT 1.30%). Avec l'add-on Better Fees (9 EUR/mois), les mêmes frais qu'avec le Lecteur de cartes s'appliquent : Débit 0.95% + 0.15 EUR, Crédit 1.25% + 0.15 EUR, TWINT 1.25%.

Lien de paiement par WhatsApp aux parents

Le Paylink est créé dans le Dashboard Payrexx et envoyé après la séance par SMS ou WhatsApp au parent. Le montant peut être fixé individuellement après la séance. Tous les modes de paiement disponibles. Inclus dans tous les forfaits, y compris Free. Frais en ligne standard : TWINT 1.25%+0.18 EUR, Visa/MC 1.65%+0.18 EUR (état : octobre 2026).

4. Thérapie de groupe : facturation uniforme pour plusieurs enfants

Les cabinets d'ergothérapie et d'orthophonie proposent fréquemment des thérapies de groupe – par exemple des groupes de soutien linguistique ou des groupes sensorimoteurs pour 3 à 5 enfants en même temps. La facturation par enfant est la même qu'en thérapie individuelle, mais les parents de différents enfants doivent être informés et facturés séparément.

Solution pratique : créer une Payrexx Page avec le montant fixe de la thérapie de groupe par enfant. Tous les parents reçoivent la même URL dans la confirmation de rendez-vous ou par WhatsApp. Chaque parent paie individuellement. Dans le Dashboard, la thérapeute voit qui a payé et peut effectuer un suivi auprès des retardataires. C'est plus efficace que de créer 5 liens de paiement individuels.

5. Comptabilité : séparer la facturation LAMal et les paiements directs

La facturation de la caisse passe par le logiciel du cabinet et est séparée du paiement direct. Payrexx enregistre uniquement les paiements directs des parents. Pour la comptabilité, il est recommandé d'utiliser une convention de libellé d'écriture : par ex. « Ergothérapie part personnelle [Mois] » ou « Orthophonie part privée [Abréviation] ». Toutes les transactions peuvent être exportées au format CSV.

L'ergothérapie et l'orthophonie sont exonérées de TVA lorsque la prestation est fournie à des fins thérapeutiques et sur prescription médicale (art. 21 al. 2 ch. 3 LTVA). Les prestations privées sans couverture LAMal peuvent, selon la situation, être assujetties à la TVA – à clarifier avec ta fiduciaire.

6. Aperçu des coûts

* Location de terminal 25 EUR/mois. État : octobre 2026. Pour les petits montants (8–15 EUR de part personnelle), Tap to Pay via l'abonnement InStore est plus judicieux que le lien de paiement, car les frais fixes de 0.30 EUR pèsent lourd en pourcentage sur les petits montants.

7. Checklist : mettre en place le paiement par carte dans le cabinet d'ergothérapie et d'orthophonie

• Clarifie les montants que tu encaisses directement : quote-part de 10 %, part de franchise, prestations privées

• Décide du scénario prédominant : parents présents (terminal/Tap to Pay) ou absents (lien de paiement)

• Pour les visites à domicile et les thérapies scolaires : installe l'application Payrexx Tap to Pay sur l'appareil Android

• Pour les parents absents : prépare un modèle de lien de paiement dans le Dashboard

• Active TWINT – standard en Suisse, également adapté aux petits montants

• Pour la thérapie de groupe : crée une Payrexx Page avec un prix de groupe fixe par enfant

• Définis la convention de libellé d'écriture : part personnelle vs prestation privée

• Clarifie l'assujettissement à la TVA pour les prestations privées avec ta fiduciaire

Payrexx propose aux cabinets d'ergothérapie et d'orthophonie Tap to Pay, les liens de paiement et les Payrexx Pages à partir d'un compte unique – avec TWINT, carte de débit et carte de crédit. L'abonnement InStore (sur place) et le forfait Free (liens de paiement) constituent pour les petits cabinets une configuration complète sans frais mensuels.