Le guide pratique : Le paiement par carte dans les cabinets d'ergothérapie et de logopédie en Suisse

Dans les cabinets d'ergothérapie et de logopédie, ce sont souvent les parents qui paient au lieu des patients eux-mêmes – une situation qui influence fondamentalement le flux de travail de paiement. La quote-part de 10% et la franchise sont généralement encaissées directement, les prestations privées intégralement. Le terminal, Tap to Pay sur Android ou le lien de paiement par WhatsApp aux parents sont les trois solutions adaptées à la pratique pour les cabinets individuels suisses.

Ce guide explique quels montants sont encaissés directement dans les cabinets d'ergothérapie et de logopédie, ce que le contexte des parents en tant que payeurs signifie pour la solution de paiement et quelle configuration est la plus judicieuse pour les petits cabinets de thérapie.

1. Qui paie quoi dans les cabinets d'ergothérapie et de logopédie ?

L'ergothérapie et la logopédie sont obligatoirement prises en charge par l'AOMS sur prescription médicale et sont remboursées par l'assurance-maladie de base obligatoire. Cela signifie que l'assurance-maladie prend en charge la majeure partie des coûts, mais pas la totalité. Les patients assument la franchise annuelle (au moins EUR 300 pour les adultes, la franchise ayant été abolie pour les enfants à partir de 2026) et la quote-part de 10% après déduction de la franchise.

Pour les enfants, la situation est particulière : depuis 2006, os enfants de moins de 18 ans sont exemptés de la franchise. Pour les enfants de moins de 18 ans, seule la quote-part de 10% s'applique – ce qui, pour une séance d'ergothérapie au tarif d'assurance de EUR 80, représente environ EUR 8 par séance. Pour les adultes (par exemple en ergothérapie pour adultes après un AVC), la franchise s'applique.

Le point décisif pour la solution de paiement : dans les cabinets pédiatriques, les parents sont presque toujours les payeurs. L'enfant est le patient, le père ou la mère paie. Cela signifie qu'un terminal devant l'enfant n'est pas pratique, un lien de paiement par WhatsApp envoyé aux parents est plus élégant et fonctionne même si les parents ne sont pas du tout présents lors de la séance.

2. Le contexte des parents en tant que payeurs : ce que cela implique pour la solution de paiement

Lorsque les parents amènent l'enfant à l'ergothérapie ou à la logopédie, trois scénarios sont typiques : le parent attend dans la salle d'attente et paie au moment de partir, le parent amène l'enfant et repart, donc ne paie pas sur place, ou l'enfant vient seul (enfants d'âge scolaire plus âgés) et les parents ne sont pas du tout au cabinet.

Dans les deuxième et troisième scénarios, un terminal est inutile. Le lien de paiement par WhatsApp ou e-mail après la séance est la seule solution pratique : le thérapeute envoie un lien au parent après la séance, et celui-ci paie confortablement depuis son canapé le soir. Cela fonctionne également si le montant n'est déterminé qu'après la séance – par exemple si la séance a été plus courte ou si des prestations supplémentaires se sont ajoutées.

Pour les cabinets avec réception et les parents qui attendent régulièrement : terminal ou Tap to Pay sur Android. Pour les cabinets sans réception ou avec un thérapeute itinérant : exclusivement le lien de paiement et Tap to Pay Android pour les visites à domicile.

3. Terminal, Tap to Pay ou lien de paiement : qu'est-ce qui s'adapte aux cabinets d'ergothérapie/logopédie ?

Terminal POS à la réception

Les terminaux de paiement sont judicieux pour les cabinets disposant d'une zone de réception et pour les parents qui attendent ou viennent chercher leur enfant. Le Nexgo N6 ou N86 est actuellement gratuit dans le modèle de location (régulièrement EUR 25/mois, nécessite un plan Standard ou Premium). Accepte les cartes, TWINT, Apple Pay, Google Pay, Samsung Pay.

Tap to Pay sur Android

Transforme un smartphone Android compatible NFC (Android 8.1+) en un terminal sans matériel. Idéal pour les cabinets sans réception – le thérapeute encaisse directement dans la salle de traitement ou lors de la visite à domicile. Disponible dans tous les plans, y compris Free. iPhone non pris en charge. Frais : Débit 0.95%+EUR 0.15 / Crédit 1.25%+EUR 0.15 / TWINT 1.25%+EUR 0.00 (état : mai 2026).

Lien de paiement par WhatsApp aux parents

Le Paylink est créé dans le Dashboard Payrexx et envoyé au parent par SMS ou WhatsApp après la séance. Le montant peut être défini individuellement après la séance. Tous les modes de paiement sont disponibles. Inclus dans tous les plans, y compris Free. Frais en ligne Standard : TWINT 1.25%+EUR 0.18, Visa/MC 1.65%+EUR 0.18 (état : mai 2026).

4. Thérapie de groupe : facturation unifiée pour plusieurs enfants

Les cabinets d'ergothérapie et de logopédie proposent souvent des thérapies de groupe – par exemple des groupes de soutien linguistique ou des groupes sensorimoteurs pour 3 à 5 enfants simultanément. La facturation par enfant est la même qu'en thérapie individuelle, mais les parents des différents enfants doivent être informés et facturés séparément.

La solution pratique : créer une Page Payrexx avec le montant fixe de la thérapie de groupe par enfant. Tous les parents reçoivent la même URL dans la confirmation de rendez-vous ou par WhatsApp. Chaque parent paie individuellement. Dans le Dashboard, la thérapeute voit qui a payé et peut relancer les retardataires. C'est plus efficace que de créer 5 liens de paiement individuels.

5. Comptabilité : séparer la facturation AOMS et les paiements directs

La facturation de l'assurance-maladie (Tarmed) passe par le logiciel du cabinet (par exemple TrustMed, AbbaDent, Clinicall) et est séparée du paiement direct. Payrexx enregistre uniquement les paiements directs des parents. Pour la comptabilité, il est recommandé d'utiliser un libellé d'écriture standard : par exemple 'Ergothérapie quote-part [Mois]' ou 'Logopédie part privée [Initiales]'. Toutes les transactions peuvent être exportées au format CSV.

L'ergothérapie et la logopédie sont exonérées de la TVA si la prestation est fournie à des fins thérapeutiques et sur prescription médicale (art. 21 al. 2 ch. 3 LTVA). Les prestations privées sans couverture AOMS peuvent, selon la situation, être soumises à la TVA – à clarifier avec ton fiduciaire.

6. Aperçu des coûts

* Nexgo N6/N86 actuellement gratuit, régulièrement EUR 25/mois. État : mai 2026. Pour les petits montants (quote-part de EUR 8–15), l'utilisation de Tap to Pay via le plan Free est plus judicieuse que le lien de paiement, car les frais fixes de EUR 0.18 pèsent lourd en pourcentage sur les petits montants.

7. Liste de contrôle : mettre en place le paiement par carte dans le cabinet d'ergothérapie et de logopédie

•        Clarifie quels montants tu encaisses directement : quote-part de 10%, part de franchise, prestations privées

•        Décide quel scénario prédomine : parents présents (terminal/Tap to Pay) ou absents (lien de paiement)

•        Pour les visites à domicile et la thérapie scolaire : installe l'application Payrexx Tap to Pay sur un appareil Android

•        Pour les parents absents : prépare un modèle de lien de paiement dans le Dashboard

•        Active TWINT – le standard en Suisse, également adapté aux petits montants

•        Pour la thérapie de groupe : crée une Page Payrexx avec un prix de groupe fixe par enfant

•        Définis une convention pour les libellés d'écriture : quote-part vs prestation privée

•        Clarifie l'assujettissement à la TVA pour les prestations privées avec ton fiduciaire

Payrexx propose aux cabinets d'ergothérapie et de logopédie Tap to Pay, des liens de paiement et des Pages Payrexx à partir d'un seul compte – avec TWINT, carte de débit et carte de crédit. Le plan Free sans frais mensuels constitue une configuration complète pour les petits cabinets utilisant principalement Tap to Pay et les liens de paiement.