KYC nei marketplace significa che i venditori vengono identificati e verificati prima del pagamento. Per le piattaforme svizzere questo è importante perché i fornitori di servizi di pagamento e gli intermediari finanziari devono adempiere agli obblighi di diligenza e di antiriciclaggio ai sensi della Legge sul riciclaggio di denaro (LRD) e dell'OAD-FINMA. Chiunque, in qualità di gestore di un marketplace, inoltri pagamenti a sub-esercenti deve assicurarsi che ogni venditore sia correttamente verificato – oppure esternalizzare questo obbligo a un Payment Service Provider (PSP) autorizzato.

Questa guida spiega le basi legali, mostra quali dati sono necessari a seconda della forma giuridica e descrive come l'onboarding automatizzato migliori contemporaneamente la compliance e la conversione.

1. Che cosa sono KYC e KYB?

Know Your Customer (KYC) definisce l'obbligo legale di verificare l'identità di una controparte contrattuale prima di avviare una relazione d'affari o di eseguire una transazione. Nel contesto di un marketplace, questo riguarda soprattutto i venditori (sub-esercenti) che ricevono pagamenti tramite la piattaforma.

Know Your Business (KYB) è la controparte per le persone giuridiche. Per KYB si intende la verifica della struttura aziendale, dei rapporti di proprietà e delle persone aventi diritto economico. Nei marketplace in cui i venditori sono Sagl, SA, associazioni o altre organizzazioni, il KYB è obbligatorio.

In Svizzera, questi obblighi derivano dall'art. 3 LRD (identificazione della controparte) e dall'art. 4 LRD (accertamento dell'avente diritto economico). L'attuazione concreta è regolata dall'Ordinanza della FINMA sul riciclaggio di denaro (ORD-FINMA) e dai regolamenti degli organismi di autodisciplina (OAD).

2. Basi legali in Svizzera

Legge sul riciclaggio di denaro (LRD)

La LRD definisce chi è considerato un intermediario finanziario e quali sono gli obblighi di diligenza da adempiere. Ai sensi dell'art. 2 cpv. 3 LRD, le persone che forniscono servizi di pagamento a titolo professionale sono considerate intermediari finanziari. Tra gli obblighi fondamentali figurano l'identificazione della controparte contrattuale (art. 3 LRD), l'accertamento dell'avente diritto economico (art. 4 LRD), l'obbligo di allestimento e conservazione dei documenti (art. 7 LRD) e l'obbligo di comunicazione in caso di sospetto di riciclaggio di denaro all'Ufficio di comunicazione in materia di riciclaggio di denaro (MROS) ai sensi dell'art. 9 LRD.

ORD-FINMA e valori di soglia

L'ORD-FINMA concretizza gli obblighi di diligenza della LRD. Per i mezzi di pagamento elettronici utilizzati esclusivamente per operazioni di pagamento senza contanti si applicano valori di soglia specifici: ai sensi dell'art. 11 ORD-FINMA, a determinate condizioni si può rinunciare all'identificazione se non vengono pagati più di EUR 5'000 per anno civile e per controparte contrattuale e se i fondi vengono caricati esclusivamente tramite un conto bancario in Svizzera. Se questa soglia viene superata, l'identificazione completa è obbligatoria. Per i marketplace questo significa: non appena un venditore riceve più di EUR 5'000 all'anno in pagamenti, il suo KYC deve essere completato.

Organismi di autodisciplina (OAD)

Gli intermediari finanziari che non sono direttamente soggetti alla FINMA devono associarsi a un OAD. Gli OAD emanano i propri regolamenti, che rispettano almeno lo standard dell'ORD-FINMA. Per un PSP che esegue il KYC per conto di una piattaforma di marketplace, l'adesione a un OAD è un requisito fondamentale per operare legalmente.

3. Quali dati servono a un esercente al momento dell'onboarding?

Persone fisiche (ditte individuali)

Per le persone fisiche, ai sensi dell'Accordo relativo alle direttive per l'esercizio della diligenza (VSB 20, art. 7), devono essere documentati i seguenti dati: cognome e nome, data di nascita, nazionalità e indirizzo di domicilio effettivo. La verifica avviene solitamente tramite un documento d'identità ufficiale con foto (passaporto o carta d’identità). Le ditte individuali iscritte nel registro di commercio vengono ulteriormente identificate mediante l'estratto del registro di commercio.

Persone giuridiche (Sagl, SA, associazione)

Per le persone giuridiche come una Sagl o una SA sono richiesti: ragione sociale, sede, numero IDI, estratto recente del registro di commercio (non più vecchio di 12 mesi) e l'identità delle persone con diritto di firma. Inoltre, deve essere accertato l'avente diritto economico. Le associazioni senza iscrizione nel registro di commercio vengono identificate sulla base dello statuto e di un estratto del registro delle associazioni o di una conferma analoga.

Confronto: requisiti in base alla forma giuridica

4. Persone aventi diritto economico (Beneficial Owner)

Per persona avente diritto economico si intende la persona fisica che in ultima analisi dispone dei valori patrimoniali o che controlla una persona giuridica. L'accertamento è obbligatorio ai sensi dell'art. 4 LRD. Nel caso di società di capitali come una Sagl o una SA, è considerata avente diritto economico la persona che dispone direttamente o indirettamente di oltre il 25 percento delle quote o dei diritti di voto.

Nella pratica, il processo di KYC richiede che i venditori su un marketplace rilascino una dichiarazione sull'avente diritto economico (il cosiddetto Formulario A). In caso di strutture di partecipazione complesse – ad esempio una Sagl controllata da una holding – la catena deve essere tracciata fino alla persona fisica. Se non è possibile identificare alcuna persona fisica con una quota superiore al 25 percento, i membri dell'organo di direzione supremo sono considerati persone aventi diritto economico.

Per le associazioni e le fondazioni valgono regole speciali: in questo caso, i fondatori, i membri del comitato e, se del caso, i destinatari devono essere identificati come persone aventi diritto economico.

5. Perché il KYC deve precedere il primo pagamento

Un errore comune nei marketplace: i venditori vengono ammessi sulla piattaforma, gli ordini vengono elaborati, ma la verifica dell'identità viene posticipata. Questo non è solo un rischio di conformità, ma può avere conseguenze penali.

Ai sensi dell'art. 3 cpv. 1 LRD, l'identificazione della controparte deve avvenire all'inizio della relazione d'affari. Per i marketplace che operano tramite un PSP, questo significa concretamente: prima che avvenga il primo pagamento a un sub-esercente, il suo KYC deve essere completato. I fondi non devono confluire su un conto non verificato.

Esempio: Un marketplace online di artigianato accetta un nuovo venditore. Il venditore può inserire immediatamente i prodotti. Solo quando si riceve un ordine e si deve effettuare un pagamento, il KYC deve essere completato. Se il venditore è una Sagl, ciò include l'estratto del registro di commercio e l'accertamento dell'avente diritto economico. Fino a quando il KYC è in sospeso, i pagamenti rimangono bloccati. Il cliente ha già pagato – i fondi sono custoditi in modo fiduciario dal PSP.

6. Cosa succede in caso di esercenti inattivi o ad alto rischio

L'ORD-FINMA richiede un monitoraggio continuo delle relazioni d'affari. Per un PSP che gestisce sub-esercenti su un marketplace, ne derivano obblighi d'azione concreti:

Esercenti inattivi: I venditori che non effettuano transazioni per un periodo prolungato (ad es. 12 mesi) vengono solitamente disattivati. Prima di una riattivazione, occorre verificare se i dati KYC siano ancora aggiornati. In caso di modifiche sostanziali (nuovo titolare, nuova sede) è necessaria una nuova identificazione.

Esercenti ad alto rischio: Se un esercente mostra pattern insoliti – come improvvisi aumenti di fatturato, numerosi storni di addebito (chargeback) o transazioni con paesi ad alto rischio – si applicano obblighi di diligenza accresciuti ai sensi dell'art. 6 LRD. Sforzi di verifica supplementari possono comportare richieste di documenti aggiuntivi, un colloquio personale o persino il blocco e la notifica alla MROS.

Un PSP professionale gestisce questo monitoraggio in modo automatizzato, sgravando così il gestore del marketplace. Tuttavia, anche la piattaforma ha una corresponsabilità: chi ammette consapevolmente venditori ad alto rischio senza un controllo adeguato non può nascondersi dietro al PSP.

7. Come l'onboarding automatizzato aumenta la conversione

L'onboarding KYC manuale – ovvero la raccolta di documenti via e-mail, la verifica manuale da parte di un team di compliance e il feedback al venditore – richiede in media diversi giorni. Per un marketplace che dipende da una rapida crescita dei venditori, questo è un killer della conversione.

Le soluzioni automatizzate uniscono diversi vantaggi: il venditore carica direttamente il proprio documento d'identità, la verifica avviene tramite OCR e confronto con database (ad es. con il Foglio ufficiale svizzero di commercio FUSC o le liste di sanzioni) e l'approvazione avviene in pochi minuti anziché in giorni. Per le persone giuridiche, l'estratto del registro di commercio viene recuperato automaticamente e la struttura proprietaria viene verificata.

Effetto concreto: Le piattaforme che passano da un onboarding KYC manuale a uno automatizzato segnalano una riduzione del tasso di abbandono dal 30 al 50 percento. Il motivo è semplice: meno passaggi ci sono e più breve è il tempo di attesa, maggiore è la probabilità che un venditore completi il processo.

Checklist: Cosa devi verificare prima di iniziare

• Chiarisci se il tuo modello di pagamento comporta un assoggettamento autonomo alla LRD o se operi tramite un PSP autorizzato.

• Definisci quali forme giuridiche (ditte individuali, Sagl, SA, associazioni) sono ammesse come venditori sul tuo marketplace.

• Assicurati che il processo KYC sia completato prima del primo pagamento – non dopo.

• Verifica se il tuo PSP supporta l'identificazione automatica per i documenti d'identità svizzeri e gli estratti del registro di commercio.

• Chiarisci la gestione delle persone aventi diritto economico: a partire da quale soglia di partecipazione avviene la verifica (standard: 25%)?

• Definisci le regole per gli esercenti inattivi: dopo quanti mesi senza transazioni viene effettuata la disattivazione?

• Stabilisci criteri di monitoraggio per gli esercenti ad alto rischio (ad es. tasso di chargeback, picchi di fatturato, rischio del Paese).

• Assicurati che tutti i documenti KYC siano conservati per almeno 10 anni in conformità con l'art. 7 LRD.

• Verifica se il tuo PSP supporta i metodi di pagamento svizzeri (TWINT, PostFinance, fattura QR) per i sub-esercenti.

• Documenta l'intero processo di onboarding per iscritto come parte della tua documentazione interna di conformità.

Come Payrexx ti supporta nell'onboarding dei partner

In quanto PSP svizzero, Payrexx offre una soluzione di pagamento per marketplace che si occupa interamente del KYC e dell'onboarding dei sub-esercenti. I venditori completano un processo di verifica automatizzato direttamente sulla piattaforma, inclusa la verifica dell'identità, il confronto con il registro di commercio e l'accertamento delle persone aventi diritto economico.

Il pagamento agli esercenti verificati avviene tramite Split Payment: la commissione della piattaforma va al gestore del marketplace, mentre l'importo rimanente va direttamente al venditore. In questo modo la piattaforma non tocca in nessun momento i fondi dei clienti. Payrexx supporta tutti i principali metodi di pagamento svizzeri – TWINT, PostFinance, carte di credito e fattura QR – e si integra nei sistemi esistenti tramite API.

Payrexx è il tuo partner d'elezione per i marketplace svizzeri.