KYC nel marketplace significa che i venditori vengono identificati e verificati prima del versamento. Per le piattaforme svizzere è importante perché i fornitori di servizi di pagamento e gli intermediari finanziari devono adempiere agli obblighi di contrasto al riciclaggio e di diligenza ai sensi della legge sul riciclaggio di denaro (GwG) e della GwV-FINMA. Se come gestore di un marketplace inoltri i pagamenti a sub-venditori, devi assicurarti che ogni venditore sia verificato correttamente – oppure esternalizzare questo obbligo a un Payment Service Provider (PSP) autorizzato.

Questa guida spiega le basi legali, mostra quali dati servono in base alla forma giuridica e descrive come l'onboarding automatizzato migliori allo stesso tempo compliance e conversione.

1. Che cosa sono KYC e KYB?

Know Your Customer (KYC) indica l'obbligo legale di verificare l'identità di una controparte prima di avviare una relazione d'affari o eseguire una transazione. Nel contesto di un marketplace, ciò riguarda soprattutto i venditori (sub-venditori) che ricevono pagamenti tramite la piattaforma.

Know Your Business (KYB) è l'equivalente per le persone giuridiche. Per KYB si intende la verifica della struttura aziendale, dei rapporti di proprietà e delle persone aventi diritto economico. Nei marketplace in cui operano come venditori Sagl, associazioni o altre organizzazioni, il KYB è obbligatorio.

In Svizzera questi obblighi derivano dall'art. 3 GwG (identificazione della controparte) e dall'art. 4 GwG (determinazione dell'avente diritto economico). La configurazione concreta è disciplinata dall'Ordinanza FINMA sul riciclaggio di denaro (GwV-FINMA) nonché dai regolamenti delle organizzazioni di autoregolamentazione (SRO).

2. Basi legali in Svizzera

Legge sul riciclaggio di denaro (GwG)

Il GwG definisce chi è considerato intermediario finanziario e quali obblighi di diligenza devono essere soddisfatti. Ai sensi dell'art. 2 cpv. 3 GwG, le persone che forniscono professionalmente servizi di pagamento sono considerate intermediari finanziari. Tra i principali obblighi rientrano l'identificazione della controparte (art. 3 GwG), la determinazione dell'avente diritto economico (art. 4 GwG), l'obbligo di documentazione (art. 7 GwG) e l'obbligo di segnalazione in caso di sospetto riciclaggio di denaro all'Ufficio di comunicazione in materia di riciclaggio di denaro (MROS) ai sensi dell'art. 9 GwG.

GwV-FINMA e soglie

La GwV-FINMA concretizza gli obblighi di diligenza del GwG. Per i mezzi di pagamento elettronici destinati esclusivamente al traffico dei pagamenti senza contanti si applicano soglie specifiche: ai sensi dell'art. 11 GwV-FINMA, in determinate condizioni si può rinunciare all'identificazione se non vengono pagati più di CHF 5’000 per anno civile e controparte e se i fondi vengono caricati esclusivamente tramite un conto bancario in Svizzera. Se questa soglia viene superata, è obbligatoria un'identificazione completa. Per i marketplace questo significa: non appena un venditore riceve più di CHF 5’000 all'anno in accrediti, il suo KYC deve essere completato.

Organizzazioni di autoregolamentazione (SRO)

Gli intermediari finanziari che non sono sottoposti direttamente alla FINMA devono affiliarsi a una SRO. Le SRO emanano regolamenti propri che rispettano almeno lo standard della GwV-FINMA. Per un PSP che esegue il KYC per conto di una piattaforma marketplace, l'adesione a una SRO è un requisito per un'attività legale.

3. Quali dati servono a un commerciante durante l'onboarding?

Persone fisiche (ditta individuale)

Per le persone fisiche, ai sensi dell'Accordo relativo alle regole di diligenza delle banche (VSB 20, art. 7), devono essere documentati i seguenti dati: cognome e nome, data di nascita, nazionalità e indirizzo effettivo di domicilio. La verifica avviene di regola sulla base di un documento d'identità ufficiale con fotografia (passaporto o carta d'identità). Le ditte individuali iscritte nel registro di commercio vengono identificate inoltre tramite l'estratto del registro di commercio.

Persone giuridiche (Sagl, SA, associazione)

Per le persone giuridiche come una Sagl o SA sono richiesti: ragione sociale (nome commerciale), sede, numero UID, estratto aggiornato del registro di commercio (non più vecchio di 12 mesi) nonché l'identità delle persone autorizzate alla firma. Inoltre deve essere determinato l'avente diritto economico. Le associazioni senza iscrizione nel registro di commercio vengono identificate sulla base degli statuti e di un estratto del registro delle associazioni o di una conferma equivalente.

Confronto: requisiti in base alla forma giuridica

4. Persone aventi diritto economico (Beneficial Owner)

Per avente diritto economico si intende la persona fisica che in ultima analisi dispone dei valori patrimoniali o controlla una persona giuridica. La determinazione è obbligatoria ai sensi dell'art. 4 GwG. Nelle società di capitali come una Sagl o SA, è considerato avente diritto economico chi dispone direttamente o indirettamente di oltre il 25 percento delle quote o dei diritti di voto.

In pratica, il processo KYC richiede che i venditori su un marketplace dichiarino il loro diritto economico (il cosiddetto formulario A). In presenza di strutture partecipative complesse – ad esempio una Sagl detenuta da una holding – la catena deve essere ricondotta fino alla persona fisica. Se non può essere identificata alcuna persona fisica con una partecipazione superiore al 25 percento, sono considerati aventi diritto economico i membri dell'organo di direzione supremo.

Per associazioni e fondazioni valgono regole particolari: in questo caso devono essere identificate come aventi diritto economico i fondatori, i membri del comitato direttivo e, se del caso, i beneficiari.

5. Perché il KYC deve precedere il primo versamento

Un errore frequente nei marketplace: i venditori vengono ammessi sulla piattaforma, gli ordini vengono elaborati, ma la verifica dell'identità viene rinviata. Questo non è solo un rischio di compliance, ma può avere conseguenze penali.

Ai sensi dell'art. 3 cpv. 1 GwG, l'identificazione della controparte deve avvenire all'inizio del rapporto d'affari. Per i marketplace che elaborano tramite un PSP, ciò significa concretamente: prima che avvenga il primo versamento a un sub-venditore, il suo KYC deve essere completato. I fondi non devono confluire su un conto non verificato.

Esempio: un marketplace online di artigianato accetta un nuovo venditore. Il venditore può pubblicare subito i prodotti. Solo quando entra un ordine e si rende necessario un versamento, il KYC deve essere completato. Se il venditore è una Sagl, questo include l'estratto del registro di commercio e la determinazione dell'avente diritto economico. Finché il KYC è in sospeso, i versamenti vengono bloccati. Il cliente ha già pagato – i fondi sono detenuti fiduciariamente dal PSP.

6. Cosa succede con i venditori inattivi o ad alto rischio

La GwV-FINMA richiede un monitoraggio continuo dei rapporti d'affari. Per un PSP che gestisce sub-venditori su un marketplace, ne derivano obblighi operativi concreti:

Venditori inattivi: i venditori che per un periodo prolungato (ad es. 12 mesi) non effettuano transazioni vengono di norma disattivati. Prima di una riattivazione va verificato se i dati KYC sono ancora aggiornati. In caso di modifiche sostanziali (nuovo titolare, nuova sede) è necessaria una nuova identificazione.

Venditori ad alto rischio: se un venditore mostra schemi insoliti – ad esempio aumenti improvvisi del fatturato, molti storni (chargeback) o transazioni con paesi ad alto rischio – si applicano obblighi di diligenza rafforzati ai sensi dell'art. 6 GwG. Questo può comportare requisiti documentali aggiuntivi, un colloquio personale o persino il blocco e la segnalazione all'MROS.

Un PSP professionale assume questo monitoraggio in modo automatizzato e alleggerisce così il gestore del marketplace. Tuttavia anche la piattaforma ha una corresponsabilità: chi ammette consapevolmente venditori ad alto rischio senza un controllo adeguato non può nascondersi dietro al PSP.

7. Come l'onboarding automatizzato aumenta la conversione

L'onboarding KYC manuale – cioè la raccolta dei documenti via e-mail, la verifica manuale da parte di un team compliance e il feedback al venditore – richiede in media diversi giorni. Per un marketplace che dipende da una rapida crescita dei venditori, questo è un ostacolo alla conversione.

Le soluzioni automatizzate uniscono diversi vantaggi: il venditore carica direttamente il proprio documento d'identità, la verifica avviene tramite OCR e confronto con database (ad es. con il Foglio ufficiale svizzero di commercio FUSC o con liste di sanzioni) e l'approvazione avviene in minuti invece che in giorni. Per le persone giuridiche, l'estratto del registro di commercio viene richiamato automaticamente e la struttura proprietaria viene verificata.

Effetto concreto: le piattaforme che passano da un onboarding KYC manuale a uno automatizzato registrano una riduzione del tasso di abbandono del 30 al 50 percento. Il motivo è semplice: meno passaggi e minore tempo di attesa significano maggiore probabilità che un venditore completi il processo.

Checklist: Cosa verificare prima dell'avvio

✓      Chiarisci se il tuo modello di pagamento fa scattare una tua soggezione al GwG oppure se elabori tramite un PSP autorizzato.

✓      Definisci quali forme giuridiche (ditta individuale, Sagl, SA, associazione) sono ammesse come venditori sul tuo marketplace.

✓      Assicurati che il processo KYC sia completato prima del primo versamento – non dopo.

✓      Verifica se il tuo PSP supporta l'identificazione automatica per documenti d'identità svizzeri ed estratti del registro di commercio.

✓      Chiarisci la gestione delle persone aventi diritto economico: da quale soglia di partecipazione viene effettuata la verifica (standard: 25%)?

✓      Definisci regole per i venditori inattivi: dopo quanti mesi senza transazioni vengono disattivati?

✓      Fissa criteri di monitoraggio per i venditori ad alto rischio (ad es. tasso di chargeback, picchi di fatturato, rischio Paese).

✓      Assicurati che tutti i documenti KYC siano conservati per almeno 10 anni ai sensi dell'art. 7 GwG.

✓      Verifica se il tuo PSP supporta i metodi di pagamento svizzeri (TWINT, PostFinance, fattura QR) per i sub-venditori.

✓      Documenta per iscritto l'intero processo di onboarding come parte della tua documentazione interna di compliance.

Come Payrexx ti supporta nell'onboarding dei venditori

Payrexx offre, come PSP svizzero, una soluzione di pagamento per marketplace che si occupa completamente del KYC e dell'onboarding dei sub-venditori. I venditori seguono un processo di verifica automatizzato direttamente nella piattaforma, compresi controllo del documento, confronto con il registro di commercio e determinazione delle persone aventi diritto economico.

Il versamento ai venditori verificati avviene tramite split payment: la provvigione della piattaforma va al gestore del marketplace, l'importo residuo direttamente al venditore. In questo modo la piattaforma non entra mai in contatto con fondi dei clienti. Payrexx supporta tutte le comuni modalità di pagamento svizzere – TWINT, PostFinance, carte di credito e fattura QR – e può essere integrato nei sistemi esistenti tramite API.

Payrexx è il tuo partner di distribuzione per i marketplace svizzeri.