Les cabinets de MTC et de médecine naturelle qui font payer d'avance les séries de traitements bénéficient de deux avantages structurels : aucun impayé après la dernière séance et une planification de la liquidité nettement améliorée. Les liens de paiement Payrexx et les paiements récurrents permettent ces deux aspects – sans module d'outil de réservation et avec TWINT, carte et portefeuilles mobiles en une seule étape.

Ce guide te présente les trois modèles de paiement préalable pour les cabinets de médecine complémentaire, comment séparer proprement les remboursements par les caisses d'assurance-maladie et les paiements directs, et pourquoi le paiement d'avance par série fonctionne particulièrement bien dans le contexte de la MTC.

1. Pourquoi le paiement préalable par série est particulièrement judicieux en MTC

Les séries de traitements sont structurellement ancrées dans la MTC : l'acupuncture est rarement prescrite comme un traitement unique – son effet se déploie sur plusieurs séances. Les séries typiques comprennent 5, 8 ou 10 séances. Cette longueur de série crée des conditions idéales pour les paiements d'avance : le montant total est connu, l'engagement du patient ou de la patiente augmente grâce au paiement préalable et le cabinet reçoit la liquidité au début du traitement.

De plus, en MTC, la relation thérapeutique s'inscrit dans la durée. Les patients qui paient d'avance interrompent plus rarement la série – ils se sont investis psychologiquement et financièrement. Cela réduit en même temps le risque de non-présentation, car les rendez-vous payés sont rarement oubliés.

2. Trois modèles de paiement préalable pour les cabinets de médecine complémentaire

Modèle A : Paiement préalable complet de la série

Le patient ou la patiente paie le montant total de la série avant la première séance. Exemple : 8 séances d'acupuncture à CHF 130 = CHF 1'040. Tu crées un lien de paiement de CHF 1'040 et tu l'envoies par e-mail ou WhatsApp lors de la confirmation du rendez-vous. Avantage : liquidité maximale, aucun risque de rappel. Judicieux pour les patients privés qui prennent en charge eux-mêmes l'intégralité du montant.

Modèle B : Acompte + paiement du solde

Le patient ou la patiente paie 30 à 50% lors de la réservation, le reste après la dernière séance. Pour une série de 8 séances à CHF 130 = CHF 1'040, un acompte de CHF 400 (environ 38%) serait judicieux. Un deuxième lien de paiement pour le montant restant est envoyé après la dernière séance. Idéal lorsque le prix final exact n'est pas encore fixé (par exemple en cas de coûts variables pour les herbes).

Modèle C : Lien de paiement par séance

Après chaque séance, un Paylink est envoyé pour la séance individuelle. Pas d'avantage de paiement préalable, mais un enregistrement structuré des paiements sans argent liquide. Pour les patients qui ne souhaitent pas de paiement d'avance mais veulent tout de même payer numériquement. Frais en ligne standard TWINT : 1.25% + CHF 0.18 par transaction.

3. Séparer proprement les parts de la caisse d'assurance-maladie et des auto-payeurs

Un défi fréquent dans les cabinets de médecine complémentaire : certains patients ont une assurance complémentaire qui prend en charge une partie des coûts des séances, d'autres paient tout eux-mêmes. Pour le paiement d'avance, cela est important : la personne qui règle via l'assurance complémentaire ne paie directement que la quote-part non couverte.

Procédure recommandée : clarifier lors de la prise de rendez-vous s'il existe une assurance complémentaire. Si oui, le montant du lien de paiement est réduit à la part non couverte par la caisse. Si non, le prix total de la séance est facturé. Dans le Dashboard Payrexx, les deux types de transactions sont clairement séparés – ce qui est important pour le décompte annuel.

Conseil pour la comptabilité : définir un libellé de comptabilisation standard. Exemple : « Série acupuncture 8x auto-payeur », « Série acupuncture 8x assurance complémentaire quote-part ». Cela facilite considérablement l'attribution lors de la clôture annuelle.

4. Créer un lien de paiement : voici comment faire

Dans le Dashboard Payrexx, sous Payment tools, créer un nouveau Paylink : saisir le montant, définir le titre (par exemple « Série acupuncture 8 séances »), optionnellement la date d'expiration et le libellé de comptabilisation. Générer le lien et l'envoyer par e-mail ou WhatsApp. Le patient ou la patiente clique sur le lien, choisit TWINT, sa carte ou son portefeuille mobile et paie en moins d'une minute. Tu vois immédiatement le paiement dans le Dashboard.

Pour les séries standards récurrentes, il est recommandé d'utiliser une Payrexx Page avec une URL fixe plutôt que des liens individuels. Une fois configurée, l'URL peut être insérée durablement dans l'e-mail de confirmation de rendez-vous – pas besoin de lien manuel par patient. Les Pages fonctionnent avec tous les abonnements.

5. Paiements récurrents : paiement mensuel par mensualités pour les patients à long terme

Pour les patients à long terme qui viennent régulièrement (par exemple une séance par mois), Payrexx Recurring Payments propose : une carte de crédit est enregistrée (tokenisée) et débitée automatiquement une fois par mois. C'est particulièrement judicieux pour les programmes de prévention ou les thérapies d'accompagnement qui s'étendent sur plusieurs mois.

Les paiements récurrents sont inclus dans tous les abonnements Payrexx, y compris Free. Le patient saisit une seule fois ses données de carte de crédit et autorise le débit régulier. TWINT ne prend pas en charge les paiements récurrents – une carte de crédit est nécessaire pour cela.

6. Protection des données LPD : à quoi faut-il veiller lors de la réservation et du paiement préalable

Depuis le 1er septembre 2023, la loi suisse sur la protection des données révisée (LPD) est en vigueur. Pour la réservation en ligne avec paiement d'avance, cela signifie : les données de carte de crédit ne sont pas stockées dans le cabinet – c'est le PSP certifié PCI-DSS qui s'en charge. Une déclaration de confidentialité sur la page de réservation est obligatoire. Les données de paiement et les données des patients doivent être gérées séparément.

Payrexx est certifié PCI DSS. Si tu utilises en plus un outil de réservation (par exemple Calendly, Jane App) qui traite des données de patients, un contrat de traitement des données (CTD) selon l'art. 9 LPD avec le fournisseur est nécessaire. La plupart des outils de réservation connus fournissent des CTD sur demande.

7. Remboursements en cas d'interruption de série

Si un patient ou une patiente interrompt une série payée d'avance, le montant restant doit être remboursé au prorata – sauf disposition contraire dans les CGV. Payrexx permet les remboursements directement dans le Dashboard : remboursement complet ou remboursement partiel avec un montant défini. Les paiements par carte peuvent être remboursés dans un délai de 365 jours, TWINT dans un délai de 30 jours.

Recommandation : consigner la règle de remboursement en cas d'interruption de série dans les CGV. Pratique courante : les séances déjà effectuées sont facturées au prix d'une séance unique, le reste est remboursé. C'est équitable et cela évite les litiges.

Check-list : mettre en place le paiement préalable par série dans le cabinet de médecine naturelle

• Opte pour un modèle de paiement préalable : paiement complet, acompte+solde ou par séance

• Crée un Paylink ou une Payrexx Page avec le montant de la série

• Intègre le lien dans ton e-mail de confirmation de rendez-vous ou ton modèle WhatsApp

• Active TWINT – indispensable pour les patients suisses

• Définis un libellé de comptabilisation standard : auto-payeur vs quote-part assurance complémentaire

• Formule une règle de remboursement en cas d'interruption de série et intègre-la dans les CGV

• Rédige une déclaration de confidentialité pour la page de réservation conformément à la LPD

• Teste l'ensemble du processus du point de vue du patient avant le lancement

Les liens de paiement Payrexx et les paiements récurrents fonctionnent avec tous les abonnements, y compris Free. Tu crées le lien dans le Dashboard, tu l'envoies par SMS ou e-mail et tu vois immédiatement le paiement. Pour les séries standards, nous recommandons une Payrexx Page avec une URL fixe – configurée une seule fois, utilisable durablement. TWINT, Visa, Mastercard et portefeuilles mobiles sans contrats séparés.