KYC nel marketplace significa che i venditori vengono identificati e verificati prima del versamento. Per le piattaforme svizzere questo è importante, perché i fornitori di servizi di pagamento e gli intermediari finanziari devono adempiere agli obblighi di lotta al riciclaggio di denaro e di diligenza ai sensi della Legge sul riciclaggio di denaro (GwG) e della GwV-FINMA. Chi, come gestore di un marketplace, inoltra pagamenti a sub-merchant, deve assicurarsi che ogni venditore sia verificato correttamente – oppure esternalizzare questo obbligo a un Payment Service Provider (PSP) autorizzato.

Questa guida spiega le basi legali, mostra quali dati sono necessari a seconda della forma giuridica e descrive come l'onboarding automatizzato migliori allo stesso tempo compliance e conversion.

1. Che cosa sono KYC e KYB?

Know Your Customer (KYC) indica l'obbligo legale di verificare l'identità di una controparte prima di instaurare un rapporto d'affari o di eseguire una transazione. Nel contesto di un marketplace, questo riguarda soprattutto i venditori (sub-merchant) che ricevono pagamenti tramite la piattaforma.

Know Your Business (KYB) è l'equivalente per le persone giuridiche. Con KYB si intende la verifica della struttura aziendale, dei rapporti di proprietà e delle persone aventi diritto economico. Nei marketplace in cui Sagl, associazioni o altre organizzazioni operano come venditori, il KYB è obbligatorio.

In Svizzera, questi obblighi derivano dall'art. 3 GwG (identificazione della controparte) e dall'art. 4 GwG (accertamento della persona avente diritto economico). La concreta attuazione è disciplinata dall'Ordinanza FINMA sul riciclaggio di denaro (GwV-FINMA) e dai regolamenti delle organizzazioni di autoregolamentazione (OAD/SRO).

2. Basi legali in Svizzera

Legge sul riciclaggio di denaro (GwG)

Il GwG definisce chi è considerato intermediario finanziario e quali obblighi di diligenza devono essere adempiuti. Ai sensi dell'art. 2 cpv. 3 GwG, le persone che forniscono professionalmente servizi di pagamento sono considerate intermediari finanziari. Tra gli obblighi principali figurano l'identificazione della controparte (art. 3 GwG), l'accertamento della persona avente diritto economico (art. 4 GwG), l'obbligo di documentazione (art. 7 GwG) e l'obbligo di segnalazione in caso di sospetto di riciclaggio di denaro all'Ufficio di comunicazione in materia di riciclaggio di denaro (MROS) ai sensi dell'art. 9 GwG.

GwV-FINMA e valori soglia

La GwV-FINMA concretizza gli obblighi di diligenza del GwG. Per i mezzi di pagamento elettronici destinati esclusivamente ai pagamenti senza contanti si applicano valori soglia specifici: ai sensi dell'art. 11 GwV-FINMA, in determinate condizioni si può rinunciare all'identificazione se non vengono pagati più di CHF 5’000 per anno civile e per controparte e i fondi vengono caricati esclusivamente tramite un conto bancario in Svizzera. Se questo valore soglia viene superato, è obbligatoria un'identificazione completa. Per i marketplace questo significa: non appena un venditore riceve più di CHF 5’000 all'anno in versamenti, il suo KYC deve essere completato.

Organizzazioni di autoregolamentazione (OAD/SRO)

Gli intermediari finanziari che non sono soggetti direttamente alla FINMA devono aderire a un'OAD/SRO. Le OAD/SRO emanano propri regolamenti che rispettano almeno lo standard della GwV-FINMA. Per un PSP che esegue il KYC per conto di una piattaforma marketplace, l'adesione a un'OAD/SRO è una condizione per l'attività legale.

3. Quali dati servono a un venditore durante l'onboarding?

Persone fisiche (ditta individuale)

Per le persone fisiche, ai sensi dell'Accordo concernente le regole di diligenza delle associazioni professionali (VSB 20, art. 7), devono essere documentati i seguenti dati: cognome e nome, data di nascita, nazionalità e indirizzo effettivo di domicilio. La verifica avviene di regola sulla base di un documento d'identità ufficiale con fotografia (passaporto o carta d'identità). Le ditte individuali iscritte nel registro di commercio vengono inoltre identificate tramite l'estratto del registro di commercio.

Persone giuridiche (Sagl, SA, associazione)

Per le persone giuridiche come una Sagl o una SA sono necessari: ragione sociale (denominazione commerciale), sede, numero UID, estratto attuale del registro di commercio (non più vecchio di 12 mesi) e identità delle persone autorizzate alla firma. Inoltre, deve essere accertata la persona avente diritto economico. Le associazioni senza iscrizione nel registro di commercio vengono identificate sulla base degli statuti e di un estratto del registro delle associazioni o di una conferma equivalente.

Confronto: requisiti in base alla forma giuridica

4. Persone aventi diritto economico (beneficial owner)

Con persona avente diritto economico si intende la persona fisica che, in ultima analisi, dispone dei valori patrimoniali o controlla una persona giuridica. L'accertamento è obbligatorio ai sensi dell'art. 4 GwG. Per le società di capitali come una Sagl o una SA, è considerato avente diritto economico chi, direttamente o indirettamente, dispone di oltre il 25 percento delle quote o dei diritti di voto.

Nella pratica, il processo KYC richiede che i venditori su un marketplace rilascino una dichiarazione sull'avente diritto economico (il cosiddetto formulario A). In presenza di strutture partecipative complesse – ad esempio una Sagl detenuta da una holding – la catena deve essere ricondotta fino alla persona fisica. Se non è possibile identificare alcuna persona fisica con una partecipazione superiore al 25 percento, i membri dell'organo di direzione superiore sono considerati persone aventi diritto economico.

Per associazioni e fondazioni valgono regole speciali: in questo caso devono essere identificate come persone aventi diritto economico i fondatori, i membri del comitato e, se del caso, i beneficiari.

5. Perché il KYC deve precedere il primo versamento

Un errore frequente nei marketplace: i venditori vengono ammessi alla piattaforma, gli ordini vengono evasi, ma la verifica dell'identità viene rinviata. Questo non è solo un rischio di compliance, ma può anche avere conseguenze penali.

Ai sensi dell'art. 3 cpv. 1 GwG, l'identificazione della controparte deve avvenire al momento dell'avvio del rapporto d'affari. Per i marketplace che operano tramite un PSP, questo significa concretamente: prima del primo versamento a un sub-merchant, il suo KYC deve essere completato. I fondi non possono confluire in un conto non verificato.

Esempio: Un marketplace online per prodotti artigianali accetta un nuovo venditore. Il venditore può pubblicare subito i prodotti. Solo quando arriva un ordine e si avvicina un versamento, il KYC deve essere completato. Se il venditore è una Sagl, ciò include l'estratto del registro di commercio e l'accertamento della persona avente diritto economico. Finché il KYC è in sospeso, i versamenti vengono bloccati. Il cliente ha già pagato – i fondi sono detenuti fiduciariamente dal PSP.

6. Cosa succede con i venditori inattivi o ad alto rischio

La GwV-FINMA richiede una sorveglianza continua dei rapporti d'affari. Per un PSP che gestisce sub-merchant su un marketplace, da ciò derivano obblighi operativi concreti:

Venditori inattivi: i venditori che non effettuano transazioni per un periodo prolungato (ad es. 12 mesi) vengono di regola disattivati. Prima di una riattivazione occorre verificare se i dati KYC sono ancora aggiornati. In caso di modifiche sostanziali (nuovo titolare, nuova sede) è necessaria una nuova identificazione.

Venditori ad alto rischio: se un venditore mostra schemi insoliti – ad esempio un forte aumento del fatturato, molti storni (chargeback) o transazioni con paesi ad alto rischio – si applicano obblighi di diligenza rafforzati ai sensi dell'art. 6 GwG. Ciò può comportare requisiti documentali aggiuntivi, un colloquio personale o persino il blocco e la segnalazione al MROS.

Un PSP professionale assume questo monitoraggio in modo automatizzato e alleggerisce così il gestore del marketplace. Tuttavia, anche la piattaforma ha una corresponsabilità: chi ammette consapevolmente venditori ad alto rischio senza un controllo adeguato non può nascondersi dietro al PSP.

7. Come l'onboarding automatizzato aumenta la conversion

L'onboarding KYC manuale – cioè la raccolta dei documenti via e-mail, la verifica manuale da parte di un team compliance e il riscontro al venditore – richiede in media diversi giorni. Per un marketplace che dipende da una rapida crescita dei venditori, questo è un killer della conversion.

Le soluzioni automatizzate combinano diversi vantaggi: il venditore carica direttamente il proprio documento d'identità, la verifica avviene tramite OCR e confronto con i dati di database (ad es. con il Foglio ufficiale svizzero di commercio FUSC o con liste di sanzioni) e l'approvazione avviene in minuti invece che in giorni. Per le persone giuridiche, l'estratto del registro di commercio viene richiamato automaticamente e la struttura proprietaria viene verificata.

Effetto concreto: le piattaforme che passano da un onboarding KYC manuale a uno automatizzato segnalano una riduzione del tasso di abbandono del 30 al 50 percento. Il motivo è semplice: meno passaggi e tempi di attesa più brevi significano una maggiore probabilità che un venditore completi il processo.

Checklist: cosa verificare prima di iniziare

✓      Chiarisci se il tuo modello di pagamento fa scattare una tua sottoposizione al GwG oppure se operi tramite un PSP autorizzato.

✓      Definisci quali forme giuridiche (ditta individuale, Sagl, SA, associazione) sono ammesse come venditori nel tuo marketplace.

✓      Assicurati che il processo KYC sia completato prima del primo versamento – non dopo.

✓      Verifica se il tuo PSP supporta l'identificazione automatica per i documenti d'identità svizzeri e gli estratti del registro di commercio.

✓      Chiarisci la gestione delle persone aventi diritto economico: a partire da quale soglia di partecipazione viene effettuata la verifica (standard: 25%)?

✓      Definisci regole per i venditori inattivi: dopo quanti mesi senza transazioni viene effettuata la disattivazione?

✓      Stabilisci criteri di monitoraggio per i venditori ad alto rischio (ad es. tasso di chargeback, picchi di fatturato, rischio paese).

✓      Assicurati che tutti i documenti KYC siano conservati per almeno 10 anni ai sensi dell'art. 7 GwG.

✓      Verifica se il tuo PSP supporta i metodi di pagamento svizzeri (TWINT, PostFinance, fattura QR) per i sub-merchant.

✓      Documenta per iscritto l'intero processo di onboarding come parte della tua documentazione interna di compliance.

Come Payrexx ti supporta nell'onboarding dei venditori

Payrexx offre, come PSP svizzero, una soluzione di pagamento per marketplace che gestisce completamente il KYC e l'onboarding dei sub-merchant. I venditori seguono un processo di verifica automatizzato direttamente sulla piattaforma, comprensivo di controllo del documento d'identità, confronto con il registro di commercio e accertamento delle persone aventi diritto economico.

Il versamento ai venditori verificati avviene tramite split payment: la commissione della piattaforma va al gestore del marketplace, l'importo residuo direttamente al venditore. In questo modo la piattaforma non entra mai in contatto con i fondi dei clienti. Payrexx supporta tutti i più diffusi metodi di pagamento svizzeri – TWINT, PostFinance, carte di credito e fattura QR – e si integra nei sistemi esistenti tramite API.

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