KYC e onboarding dei commercianti per i marketplace svizzeri: quali obblighi si applicano?

Il KYC nel marketplace significa che i venditori vengono identificati e verificati prima del pagamento. Per le piattaforme svizzere questo è importante perché i fornitori di servizi di pagamento e gli intermediari finanziari devono adempiere agli obblighi di diligenza e di lotta contro il riciclaggio di denaro ai sensi della Legge sul riciclaggio di denaro (LRD) e dell'OAD-FINMA. Chiunque, in qualità di gestore di un marketplace, trasmetta pagamenti a sub-esercenti deve garantire che ogni venditore sia correttamente verificato, oppure esternalizzare questo obbligo a un Payment Service Provider (PSP) autorizzato.

Questa guida illustra le basi legali, mostra quali dati sono necessari a seconda della forma giuridica e descrive come l'onboarding automatizzato migliori contemporaneamente la conformità e la conversione.

1. Che cosa sono il KYC e il KYB?

Know Your Customer (KYC) si riferisce all'obbligo legale di verificare l'identità di una controparte contrattuale prima di avviare una relazione d'affari o di eseguire una transazione. Nel contesto di un marketplace, ciò riguarda in particolare i venditori (sub-esercenti) che ricevono pagamenti tramite la piattaforma.

Know Your Business (KYB) è la controparte per le persone giuridiche. Per KYB si intende la verifica della struttura aziendale, della proprietà e degli aventi diritto economicamente. Nel caso di marketplace in cui a vendere sono Sagl, associazioni o altre organizzazioni, il KYB è obbligatorio.

In Svizzera, tali obblighi derivano dall'art. 3 LRD (identificazione della controparte contrattuale) e dall'art. 4 LRD (accertamento dell'avente diritto economicamente). L'attuazione concreta è disciplinata dall'Ordinanza della FINMA sul riciclaggio di denaro (ORD-FINMA) e dai regolamenti degli organismi di autodisciplina (OAD).

2. Basi legali in Svizzera

Legge sul riciclaggio di denaro (LRD)

La LRD definisce chi è considerato intermediario finanziario e quali sono gli obblighi di diligenza da adempiere. Ai sensi dell'art. 2 cpv. 3 LRD, le persone che forniscono servizi di pagamento a titolo professionale sono considerate intermediari finanziari. Gli obblighi fondamentali includono l'identificazione della controparte contrattuale (art. 3 LRD), l'accertamento dell'avente diritto economicamente (art. 4 LRD), l'obbligo di allestire e conservare i documenti (art. 7 LRD) e l'obbligo di comunicazione in caso di sospetto di riciclaggio di denaro all'Ufficio di comunicazione in materia di riciclaggio di denaro (MROS) ai sensi dell'art. 9 LRD.

ORD-FINMA e valori soglia

L'ORD-FINMA concretizza gli obblighi di diligenza della LRD. Per i mezzi di pagamento elettronici destinati esclusivamente alle operazioni di pagamento senza contanti, si applicano valori soglia specifici: ai sensi dell'art. 11 ORD-FINMA, a determinate condizioni si può rinunciare all'identificazione se non vengono pagati più di CHF 5'000 per anno civile e controparte contrattuale e se i fondi vengono caricati esclusivamente tramite un conto bancario in Svizzera. Se questa soglia viene superata, l'identificazione completa è obbligatoria. Per i marketplace questo significa: non appena un venditore riceve più di CHF 5'000 all'anno in pagamenti, il suo KYC deve essere completato.

Organismi di autodisciplina (OAD)

Gli intermediari finanziari che non sono direttamente sottoposti alla FINMA devono affiliarsi a un OAD. Gli OAD emanano propri regolamenti che rispettano almeno lo standard dell'ORD-FINMA. Per un PSP che esegue il KYC per conto di una piattaforma di marketplace, l'affiliazione a un OAD è un requisito fondamentale per operare legalmente.

3. Quali dati servono a un esercente durante l'onboarding?

Persone fisiche (ditte individuali)

Per le persone fisiche, ai sensi dell'Accordo relativo all'obbligo di diligenza delle banche (CDB 20, art. 7), devono essere documentati i seguenti dati: cognome e nome, data di nascita, cittadinanza e indirizzo effettivo di domicilio. Di norma, la verifica viene effettuata sulla base di un documento d'identità ufficiale con foto (passaporto o carta d'identità). Le ditte individuali iscritte nel registro di commercio vengono inoltre identificate sulla base dell'estratto del registro di commercio.

Persone giuridiche (Sagl, SA, associazioni)

Per le persone giuridiche come una Sagl o una SA sono richiesti: ditta (ragione sociale), sede, numero IDI, estratto aggiornato del registro di commercio (non antecedente a 12 mesi) e l'identità delle persone con diritto di firma. Inoltre, deve essere accertato l'avente diritto economicamente. Le associazioni non iscritte nel registro di commercio vengono identificate in base agli statuti e a un estratto del registro delle associazioni o a una conferma analoga.

Confronto: requisiti in base alla forma giuridica

4. Aventi diritto economicamente (Beneficial Owner)

Per avente diritto economicamente si intende la persona fisica che in ultima analisi dispone dei valori patrimoniali o che controlla una persona giuridica. L'accertamento è obbligatorio ai sensi dell'art. 4 LRD. Nel caso di società di capitali come una Sagl o una SA, è considerato avente diritto economicamente chiunque detenga direttamente o indirettamente più del 25 per cento delle quote o dei diritti di voto.

In pratica, il processo di KYC richiede che i venditori su un marketplace rilascino una dichiarazione sull'avente diritto economicamente (il cosiddetto Formulario A). In caso di strutture di partecipazione complesse, ad esempio una Sagl controllata da una holding, la catena deve essere risalita fino alla persona fisica. Se non è possibile identificare alcuna persona fisica con una quota superiore al 25 per cento, i membri dell'organo di gestione supremo sono considerati gli aventi diritto economicamente.

Per le associazioni e le fondazioni valgono regole particolari: in questo caso, i fondatori, i membri del comitato direttivo ed eventualmente i beneficiari devono essere identificati come aventi diritto economicamente.

5. Perché il KYC deve precedere il primo pagamento

Un errore comune nei marketplace: i venditori vengono ammessi sulla piattaforma, gli ordini vengono elaborati, ma la verifica dell'identità viene rimandata. Questo non è solo un rischio di conformità, ma può avere conseguenze penali.

Ai sensi dell'art. 3 cpv. 1 LRD, l'identificazione della controparte contrattuale deve avvenire al momento dell'avvio della relazione d'affari. Per i marketplace che operano tramite un PSP, ciò significa concretamente: prima che venga effettuato il primo versamento a un sub-esercente, il suo KYC deve essere completato. I fondi non devono confluire in un conto non verificato.

Esempio: un marketplace online di artigianato accetta un nuovo venditore. Il venditore può inserire immediatamente i prodotti. Solo quando viene ricevuto un ordine ed è previsto un pagamento, il KYC deve essere completato. Se il venditore è una Sagl, ciò include l'estratto del registro di commercio e l'accertamento dell'avente diritto economicamente. Fino a quando il KYC è in sospeso, i pagamenti vengono bloccati. Il cliente ha già pagato, i fondi sono custoditi fiduciariamente dal PSP.

6. Cosa succede in caso di esercenti inattivi o ad alto rischio

L'ORD-FINMA richiede un monitoraggio continuo delle relazioni d'affari. Per un PSP che gestisce i sub-esercenti su un marketplace, ne derivano obblighi d'azione concreti:

Esercenti inattivi: i venditori che non effettuano transazioni per un periodo prolungato (ad es. 12 mesi) vengono solitamente disattivati. Prima di una riattivazione, è necessario verificare se i dati KYC sono ancora aggiornati. In caso di modifiche sostanziali (nuovo titolare, nuova sede) è necessaria una nuova identificificazione.

Esercenti ad alto rischio: se un esercente mostra schemi insoliti, come transazioni in rapida crescita, numerosi storni di addebito (chargeback) o transazioni con paesi ad alto rischio, si applicano obblighi di diligenza accresciuti ai sensi dell'art. 6 LRD. Ciò può comportare richieste di documenti aggiuntivi, un colloquio personale o persino il blocco e la segnalazione alla MROS.

Un PSP professionale gestisce questo monitoraggio in modo automatizzato, alleviando così il gestore del marketplace da questo compito. Tuttavia, anche la piattaforma condivide la responsabilità: chi ammette consapevolmente venditori ad alto rischio senza controlli adeguati non può nascondersi dietro al PSP.

7. Come l'onboarding automatizzato aumenta la conversione

L'onboarding KYC manuale, ovvero la raccolta di documenti via e-mail, la verifica manuale da parte di un team di conformità e il riscontro al venditore, richiede in media diversi giorni. Per un marketplace che fa affidamento su una rapida crescita dei venditori, questo è un freno alla conversione.

Le soluzioni automatizzate uniscono diversi vantaggi: il venditore carica direttamente il proprio documento d'identità, la verifica avviene tramite OCR e confronto con i database (ad es. con il Foglio ufficiale svizzero di commercio FUSC o le liste di sanzioni) e l'approvazione avviene in pochi minuti anziché in giorni. Per le persone giuridiche, l'estratto del registro di commercio viene recuperato automaticamente e viene verificata la struttura proprietaria.

Effetto concreto: le piattaforme che passano da un onboarding KYC manuale a uno automatizzato segnalano una riduzione del tasso di abbandono dal 30 al 50 percento. Il motivo è semplice: meno passaggi ci sono e più breve è il tempo d'attesa, maggiore è la probabilità che un venditore completi il processo.

Checklist: cosa dovresti verificare prima di iniziare

• Chiarisci se il tuo modello di pagamento comporta un assoggettamento autonomo alla LRD o se operi tramite un PSP autorizzato.

• Definisci quali forme giuridiche (ditte individuali, Sagl, SA, associazioni) sono ammesse come venditori sul tuo marketplace.

• Assicurati che il processo KYC sia completato prima del primo pagamento, non dopo.

• Verifica se il tuo PSP supporta l'identificazione automatica per i documenti d'identità svizzeri e gli estratti del registro di commercio.

• Chiarisci la gestione degli aventi diritto economicamente: a partire da quale soglia di partecipazione viene effettuata la verifica (standard: 25%)?

• Definisci le regole per gli esercenti inattivi: dopo quanti mesi senza transazioni avviene la disattivazione?

• Stabilisci criteri di monitoraggio per gli esercenti ad alto rischio (ad es. tasso di chargeback, picchi di fatturato, rischio paese).

• Assicurati che tutti i documenti KYC siano conservati per almeno 10 anni ai sensi dell'art. 7 LRD.

• Verifica se il tuo PSP supporta i metodi di pagamento svizzeri (TWINT, PostFinance, fattura QR) per i sub-esercenti.

• Documenta l'intero processo di onboarding per iscritto come parte della tua documentazione di conformità interna.

Come Payrexx ti supporta nell'onboarding degli esercenti

In quanto PSP svizzero, Payrexx offre una soluzione di pagamento per marketplace che si occupa interamente del KYC e dell'onboarding dei sub-esercenti. I venditori seguono un processo di verifica automatizzato direttamente sulla piattaforma, compresa la verifica dei documenti d'identità, il confronto con il registro di commercio e l'accertamento degli aventi diritto economicamente.

Il pagamento agli esercenti verificati avviene tramite Split Payment: la commissione della piattaforma va al gestore del marketplace, mentre l'importo rimanente va direttamente al venditore. In questo modo, la piattaforma non entra mai in contatto con il denaro dei clienti. Payrexx supporta tutti i comuni metodi di pagamento svizzeri (TWINT, PostFinance, carte di credito e fattura QR) e può essere integrato nei sistemi esistenti tramite API.

Payrexx è il tuo partner commerciale per i marketplace svizzeri.