Gli studi di MTC e di medicina naturale che si fanno pagare in anticipo i cicli di trattamento godono di due vantaggi strutturali: nessun conto in sospeso dopo l'ultima seduta e una pianificazione della liquidità notevolmente migliore. I link di pagamento di Payrexx e i Recurring Payments consentono entrambi i vantaggi, senza la necessità di un plugin per lo strumento di prenotazione e con TWINT, carte e Mobile Wallet in un unico passaggio.

Questa guida ti mostra i tre modelli di pagamento anticipato per gli studi di medicina complementare, come separare chiaramente i trattamenti coperti dalle casse malati dai pagamenti diretti e perché il pagamento anticipato in serie funziona particolarmente bene nel contesto della MTC.

1. Perché il pagamento anticipato in serie ha particolarmente senso nella MTC

I cicli di trattamento sono strutturalmente radicati nella MTC: l'agopuntura viene prescritta raramente come trattamento singolo – l'effetto si sviluppa nell'arco di diverse sedute. I cicli tipici comprendono 5, 8 o 10 sedute. Questa lunghezza del ciclo crea le condizioni ideali per i pagamenti anticipati: l'importo totale è noto, l'impegno del paziente aumenta grazie al pagamento anticipato e lo studio riceve liquidità all'inizio del trattamento.

Inoltre, nella MTC la relazione terapeutica è a lungo termine. I pazienti che pagano in anticipo interrompono meno frequentemente il ciclo – hanno investito sia psicologicamente che finanziariamente. Questo riduce allo stesso tempo il rischio di mancata presentazione, poiché gli appuntamenti pagati vengono dimenticati raramente.

2. Tre modelli di pagamento anticipato per gli studi di medicina complementare

Modello A: Pagamento anticipato dell'intero ciclo

Il paziente paga l'importo totale del ciclo prima della prima seduta. Esempio: 8 sedute di agopuntura a EUR 130 = EUR 1'040. Crei un link di pagamento di EUR 1'040 e lo invii tramite e-mail o WhatsApp al momento della conferma dell'appuntamento. Vantaggio: massima liquidità, nessun rischio di sollecito. Sensato per i pazienti privati che sostengono autonomamente l'intero importo.

Modello B: Acconto + pagamento del saldo

Il paziente paga il 30-50% al momento della prenotazione e il resto dopo l'ultima seduta. Per un ciclo di 8 sedute a EUR 130 = EUR 1'040, un acconto di EUR 400 (circa il 38%) sarebbe ragionevole. Un secondo link di pagamento per l'importo rimanente viene inviato dopo l'ultima seduta. Ideale se il prezzo finale esatto non è ancora definito (ad es. in caso di costi variabili per le erbe).

Modello C: Link di pagamento per singola seduta

Dopo ogni seduta viene inviato un Paylink per la singola seduta. Nessun vantaggio di pagamento anticipato, ma una registrazione strutturata dei pagamenti senza contanti. Per i pazienti che non desiderano un pagamento anticipato ma che vogliono comunque pagare digitalmente. Commissione online standard TWINT: 1.25% + EUR 0.18 per transazione.

3. Separare chiaramente le quote della cassa malati da quelle a carico del paziente

Una sfida comune negli studi di medicina complementare: alcuni pazienti dispongono di un'assicurazione complementare che copre parte dei costi delle sedute, altri pagano tutto di tasca propria. Questo è rilevante per il pagamento anticipato: chi fattura tramite l'assicurazione complementare paga direttamente solo la quota a proprio carico non coperta.

Procedura consigliata: al momento di fissare l'appuntamento, verifica se è presente un'assicurazione complementare. In caso positivo, l'importo del link di pagamento viene ridotto alla quota non coperta dalla cassa malati. In caso negativo, viene fatturato l'intero prezzo della seduta. Nel Dashboard di Payrexx i due tipi di transazione sono chiaramente separati – un aspetto importante per il bilancio annuale.

Consiglio per la contabilità: definisci un testo di registrazione standard. Esempio: 'Ciclo agopuntura 8x a carico del paziente', 'Ciclo agopuntura 8x quota a carico ass. complementare'. Questo facilita notevolmente l'attribuzione nella chiusura annuale.

4. Creare un link di pagamento: ecco come funziona

Nel Dashboard di Payrexx, alla voce Payment tools, crea un nuovo Paylink: inserisci l'importo, imposta il titolo (ad es. 'Ciclo agopuntura 8 sedute'), facoltativamente la data di scadenza e il testo di registrazione. Genera il link e invialo tramite e-mail o WhatsApp. Il paziente clicca sul link, sceglie TWINT, carta o Mobile Wallet e paga in meno di un minuto. Vedi immediatamente il pagamento nel Dashboard.

Per i cicli standard ricorrenti si consiglia una Page di Payrexx con un URL fisso anziché singoli link. Una volta configurato, l'URL può essere inserito in modo permanente nell'e-mail di conferma dell'appuntamento – non è necessario alcun link manuale per ciascun paziente. Le Pages di Payrexx funzionano in tutti i piani.

5. Recurring Payments: pagamento rateale mensile per i pazienti a lungo termine

For i pazienti a lungo termine che vengono regolarmente (ad es. una seduta al mese), Payrexx offre i Recurring Payments: una carta di credito viene memorizzata (tokenizzata) e addebitata automaticamente una volta al mese. Questo è particolarmente utile per programmi di prevenzione o terapie di accompagnamento che durano mesi.

I Recurring Payments sono disponibili in tutti i piani Payrexx, compreso quello gratuito (Free). Il paziente inserisce una sola volta i dati della propria carta di credito e autorizza l'addebito regolare. TWINT non supporta i Recurring Payments – per questo è necessaria una carta di credito.

6. Protezione dei dati LPD: cosa considerare al momento della prenotazione e del pagamento anticipato

Dal 1° settembre 2023 è in vigore la nuova legge svizzera sulla protezione dei dati (LPD). Per la prenotazione online con pagamento anticipato ciò significa che i dati della carta di credito non vengono memorizzati nello studio, ma se ne occupa il PSP certificato PCI-DSS. È obbligatoria una dichiarazione sulla protezione dei dati nella pagina di prenotazione. I dati di pagamento e i dati del paziente devono essere gestiti separatamente.

Payrexx è certificato PCI DSS. Se utilizzi in aggiunta uno strumento di prenotazione (ad es. Calendly, Jane App) che elabora i dati dei pazienti, è necessario un contratto di elaborazione dei dati (CDP) secondo l'art. 9 LPD con il fornitore. La maggior parte dei noti strumenti di prenotazione fornisce il CDP su richiesta.

7. Rimborsi in caso di interruzione del ciclo

Se un paziente interrompe un ciclo prepagato, l'importo rimanente deve essere rimborsato proporzionalmente, a meno che non sia diversamente regolato nelle CGC. Payrexx consente i rimborsi direttamente nel Dashboard: rimborso totale o rimborso parziale con un importo definito. I pagamenti con carta possono essere rimborsati entro 365 giorni, TWINT entro 30 giorni.

Raccomandazione: stabilisci la regolamentazione dei rimborsi in caso di interruzione del ciclo nelle CGC. Pratica comune: le sedute già effettuate vengono calcolate al prezzo della seduta singola, il resto viene rimborsato. Questo è equo e previene i casi di contestazione.

Lista di controllo: configurare il pagamento anticipato in serie nello studio di medicina naturale

• Scegli un modello di pagamento anticipato: pagamento totale, acconto+saldo o per seduta

• Crea un link di pagamento o una Page di Payrexx con l'importo del ciclo

• Integra il link nella tua e-mail di conferma dell'appuntamento o nel modello di WhatsApp

• Attiva TWINT – indispensabile per i pazienti svizzeri

• Definisci un testo di registrazione standard: a carico del paziente vs quota a carico dell'assicurazione complementare

• Formula una regolamentazione dei rimborsi in caso di interruzione del ciclo e integrala nelle CGC

• Crea una dichiarazione sulla protezione dei dati per la pagina di prenotazione in conformità alla LPD

• Testa l'intera procedura dalla prospettiva del paziente prima della messa in linea

I link di pagamento di Payrexx e i Recurring Payments funzionano in tutti i piani, incluso quello Free. Crei il link nel Dashboard, lo invii tramite SMS o e-mail e vedi immediatamente il pagamento. Per i cicli standard si consiglia una Page di Payrexx con URL fisso – una volta configurata, è utilizzabile in modo permanente. TWINT, Visa, Mastercard e Mobile Wallet senza contratti separati.