TCM- und Naturheilpraxen, die Behandlungsserien vorauszahlen lassen, haben zwei strukturelle Vorteile: keine offenen Posten nach der letzten Sitzung und eine deutlich bessere Planbarkeit der Liquidität. Payrexx Payment Links und Recurring Payments ermöglichen beides – ohne Buchungstool-Plugin und mit TWINT, Karte und Mobile Wallets in einem Schritt.

Dieser Guide zeigt Dir die drei Vorauszahlungsmodelle für Komplementärpraxen, wie Du Kassenpflichtige und Direktzahlungen sauber trennst und warum Serien-Vorauszahlung im TCM-Kontext besonders gut funktioniert.

1. Warum Serien-Vorauszahlung in der TCM besonders sinnvoll ist

Behandlungsserien sind in der TCM strukturell verankert: Akupunktur wird selten als Einzelbehandlung verordnet – die Wirkung entfaltet sich über mehrere Sitzungen. Typische Serien umfassen 5, 8 oder 10 Sitzungen. Diese Serienlänge schafft ideale Voraussetzungen für Vorauszahlungen: Der Gesamtbetrag ist bekannt, die Verbindlichkeit der Patient:in steigt durch die Vorauszahlung und die Praxis erhält die Liquidität zu Beginn der Behandlung.

Hinzu kommt: In der TCM ist die therapeutische Beziehung langfristig angelegt. Patient:innen die vorauszahlen, brechen die Serie seltener ab – sie haben psychologisch und finanziell investiert. Das reduziert gleichzeitig das No-Show-Risiko, weil bezahlte Termine selten vergessen werden.

2. Drei Vorauszahlungsmodelle für Komplementärpraxen

Modell A: Vollständige Serien-Vorauszahlung

Die Patient:in zahlt den Gesamtbetrag der Serie vor der ersten Sitzung. Beispiel: 8 Akupunktursitzungen à EUR 130 = EUR 1'040. Du erstellst einen Payment Link mit EUR 1'040 und sendest ihn bei der Terminbestätigung per E-Mail oder WhatsApp. Vorteil: maximale Liquidität, kein Mahnrisiko. Sinnvoll für Privatpatient:innen die den vollen Betrag selbst tragen.

Modell B: Anzahlung + Restzahlung

Die Patient:in zahlt 30–50% bei Buchung, der Rest nach der letzten Sitzung. Bei einer 8er-Serie à EUR 130 = EUR 1'040 wäre eine Anzahlung von EUR 400 (ca. 38%) sinnvoll. Ein zweiter Payment Link für den Restbetrag wird nach der letzten Sitzung versendet. Ideal wenn der genaue Endpreis noch nicht feststeht (z.B. bei variablen Kräuterkosten).

Modell C: Sitzungsweise Payment Link

Nach jeder Sitzung wird ein Paylink für die einzelne Sitzung versendet. Kein Vorauszahlungsvorteil, aber strukturierte Zahlungserfassung ohne Bargeld. Für Patient:innen die keine Vorauszahlung möchten aber trotzdem digital bezahlen wollen. Gebühr Online Standard TWINT: 1.25% + EUR 0.18 pro Transaktion.

3. Kassen- und Selbstzahler-Anteile sauber trennen

Eine häufige Herausforderung in Komplementärpraxen: Manche Patient:innen haben eine Zusatzversicherung die einen Teil der Sitzungskosten übernimmt, andere zahlen alles selbst. Für die Vorauszahlung ist das relevant: Wer über die Zusatzversicherung abrechnet, zahlt nur den nicht gedeckten Eigenanteil direkt.

Empfohlenes Vorgehen: Bei der Terminvereinbarung klären ob eine Zusatzversicherung vorhanden ist. Wenn ja, wird der Betrag des Payment Links auf den nicht kassengedeckten Anteil reduziert. Wenn nein, wird der volle Sitzungspreis in Rechnung gestellt. Im Dashboard sind beide Transaktionstypen klar getrennt – wichtig für die Jahresabrechnung.

Tipp für die Buchhaltung: Buchungstext-Standard festlegen. Beispiel: 'Akupunktur-Serie 8x Selbstzahler', 'Akupunktur-Serie 8x Zusatzversicherung Eigenanteil'. Das erleichtert die Zuordnung im Jahresabschluss erheblich.

4. Payment Link erstellen: So funktioniert es

Im Dashboard unter Payment tools einen neuen Paylink erstellen: Betrag eingeben, Titel setzen (z.B. 'Akupunktur-Serie 8 Sitzungen'), optional Ablaufdatum und Buchungstext. Link generieren und per E-Mail oder WhatsApp senden. Die Patient:in klickt den Link, wählt TWINT, Karte oder Mobile Wallet und bezahlt in weniger als einer Minute. Du siehst die Zahlung sofort im Dashboard.

Für wiederkehrende Standardserien empfiehlt sich eine Payrexx Pages mit festem URL statt einzelner Links. Einmal eingerichtet, kann die URL dauerhaft in der Terminbestätigungs-E-Mail eingefügt werden – kein manueller Link pro Patient:in nötig. Payrexx Pages funktionieren in allen Plänen.

5. Recurring Payments: Monatliche Ratenzahlung für Langzeitpatient:innen

Für Langzeitpatient:innen die regelmässig kommen (z.B. monatlich eine Sitzung), bietet Payrexx Recurring Payments: Eine Kreditkarte wird gespeichert (tokenisiert) und einmal monatlich automatisch belastet. Das ist besonders sinnvoll für Präventionsprogramme oder Begleittherapien die über Monate laufen.

Recurring Payments sind in allen Payrexx-Plänen inklusive Free verfügbar. Die Patient:in gibt einmalig ihre Kreditkartendaten ein und autorisiert die regelmässige Abbuchung. TWINT unterstützt keine Recurring Payments – dafür braucht es eine Kreditkarte.

6. Datenschutz DSG: Was bei Buchung und Vorauszahlung beachtet werden muss

Seit dem 1. September 2023 gilt das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Für Online-Buchung mit Vorauszahlung bedeutet das: Kreditkartendaten werden nicht in der Praxis gespeichert – das übernimmt der PCI-DSS-zertifizierte PSP. Eine Datenschutzerklärung auf der Buchungsseite ist Pflicht. Zahlungsdaten und Patientendaten müssen getrennt verwaltet werden.

Payrexx ist PCI DSS zertifiziert. Wenn Du zusätzlich ein Buchungstool nutzt (z.B. Calendly, Jane App), das Patientendaten verarbeitet, ist ein Auftragsbearbeitungsvertrag (ABV) nach DSG Art. 9 mit dem Anbieter nötig. Die meisten bekannten Buchungstools stellen ABV auf Anfrage bereit.

7. Rückerstattungen bei Serienabbruch

Wenn eine Patient:in eine vorauszahlte Serie abbricht, muss der Restbetrag anteilig zurückerstattet werden – sofern nichts anderes in den AGB geregelt ist. Payrexx erlaubt Rückerstattungen direkt im Dashboard: Volle Rückerstattung oder Teilrückerstattung mit definiertem Betrag. Kartenzahlungen können innerhalb von 365 Tagen zurückerstattet werden, TWINT innerhalb von 30 Tagen.

Empfehlung: Rückerstattungsregelung bei Serienabbruch in den AGB festhalten. Übliche Praxis: Bereits absolvierte Sitzungen werden zum Einzelsitzungspreis verrechnet, der Rest zurückerstattet. Das ist fair und verhindert Disputefälle.

Checkliste: Serien-Vorauszahlung in der Naturheilpraxis einrichten

• Entscheide Dich für ein Vorauszahlungsmodell: Vollzahlung, Anzahlung+Rest oder sitzungsweise

• Erstelle einen Payment Link oder eine Payrexx Pages mit dem Serienbetrag

• Integriere den Link in Deine Terminbestätigungs-E-Mail oder WhatsApp-Vorlage

• Aktiviere TWINT – unverzichtbar für Schweizer Patient:innen

• Lege einen Buchungstext-Standard fest: Selbstzahler vs. Zusatzversicherung Eigenanteil

• Formuliere eine Rückerstattungsregelung bei Serienabbruch und integriere sie in die AGB

• Erstelle eine Datenschutzerklärung für die Buchungsseite gemäss DSG

• Teste den vollständigen Ablauf aus Patient:innen-Perspektive vor dem Go-live

Payrexx Payment Links und Recurring Payments funktionieren in allen Plänen inklusive Free. Du erstellst den Link im Dashboard, versendest ihn per SMS oder E-Mail und siehst die Zahlung sofort. Für Standardserien empfiehlt sich eine Payrexx Pages mit festem URL – einmal eingerichtet, dauerhaft nutzbar. TWINT, Visa, Mastercard und Mobile Wallets ohne separate Verträge.